L’Organizzazione

All’interno del Settore “Innovazione digitale, Dati, Tecnologie e Polo archivistico”, si situano tre strutture dirigenziali a livello di Area, che collaborano nell’ambito della gestione del Sistema di conservazione e di erogazione del Servizio di conservazione: 

• Area Polo archivistico e gestione documentale; 
• Area Infrastrutture e sicurezza; 
• Area Sviluppo Applicazioni.

In riferimento al Servizio di Conservazione le Aree hanno i seguenti compiti:

Area infrastruttura e sicurezza

All’interno dell’Area sono presenti le figure di Responsabile Sicurezza Informatica e Responsabile Infrastruttura Tecnologica. Le due figure all’interno dell’Area svolgono tutti i compiti relativi ai servizi di conservazione.

I compiti dell’Area nei confronti del Servizio di Conservazione sono:

• Definisce le policy di gestione della sicurezza delle informazioni assicurando l’adeguamento delle infrastrutture e le necessarie integrazioni nel rispetto delle vigenti normative; progetta e coordina il sistema di valutazione dei rischi in materia di sicurezza e cybersecurity; presidia i processi di certificazione qualità nelle aree di competenza;
• Formula proposte per la definizione dei livelli di servizio IT, individua soluzioni per problemi e incidenti che coinvolgono le infrastrutture tecnologiche, organizza servizi di assistenza specialistica all’utenza;
• Individua soluzioni infrastrutturali a supporto dei servizi IT che ne garantiscano la disponibilità, la performance e la sicurezza nel contesto dell’assetto organizzativo dell’Ente, supportandone le sue evoluzioni in coerenza con gli obiettivi indicati negli strumenti di programmazione;
• Presidia le attività di progettazione, realizzazione e sviluppo di tutte le infrastrutture informatiche e telematiche a supporto dei servizi IT erogati tramite i datacenter regionali, anche in cloud pubblico e privato; 
• Definisce gli standard tecnologici e architetturali dell’infrastruttura IT e delle architetture applicative garantendo l’operatività dei servizi IT, presidiando il monitoraggio dei livelli di servizio e gestendo il processo di presa in carico e rilascio in produzione di nuovi servizi applicativi;
• Presidia e coordina i processi e le attività finalizzate a garantire l’integrazione infrastrutturale ed applicativa delle soluzioni software e hardware sia nei datacenter regionali che nelle soluzioni cloud (cloud ibrido), l’integrità dei dati ed il corretto dispiegamento delle soluzioni e processi di continuità operativa (business continuity e disaster recovery).

Area sviluppo applicazioni

All’interno dell’Area opera il Responsabile dello Sviluppo del Sistema di Conservazione, la figura all’interno dell’Area si occupa di tutti i compiti relativi al Servizio di Conservazione.

I compiti dell’Area nei confronti del Servizio di Conservazione sono:

• Coordina e presidia tutte le attività per la realizzazione, gestione ed evoluzione delle piattaforme applicative di competenza del Settore assicurando il raccordo con l’utenza finale per la definizione dei requisiti funzionali, lo svolgimento dei test ed il rilascio in produzione nel rispetto dei livelli di qualità, usabilità e sicurezza previsti dalle policy adottate;
• Realizza, gestisce e garantisce la manutenzione della piattaforma tecnologica del sistema di conservazione digitale Polo Archivistico regionale; 
• Promuove e realizza interventi finalizzati ad assicurare l’integrazione tra i sistemi informativi verticali e i sistemi di gestione della documentazione con il sistema di conservazione.

All’interno dell’Area Polo Archivistico e Gestione documentale

All’interno dell’Area i compiti inerenti il servizio di Conservazione sono suddivisi in 3 ruoli:

Responsabile del Servizio di Conservazione: è il dirigente responsabile dell’Area Polo archivistico e gestione documentale. Rientrano tra le sue mansioni e responsabilità:

• definizione e attuazione delle politiche complessive del sistema di conservazione nonché del governo della gestione del sistema di conservazione;
• definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione in conformità alla normativa vigente;
• corretta erogazione del servizio di conservazione all’ente produttore;
• gestione degli accordi, definizione degli aspetti tecnico-operativi e validazione dei disciplinari tecnici che specificano gli aspetti di dettaglio e le modalità operative di erogazione dei servizi di conservazione.

In assenza del dirigente d’Area la figura di Responsabile del Servizio di Conservazione è svolta dal dirigente responsabile del Settore Innovazione digitale, dati, tecnologia e polo archivistico.

Responsabile della funzione archivistica di conservazione: è il funzionario titolare della posizione di Elevata Qualificazione responsabile del presidio della funzione archivistica di conservazione ed opera a stretto contatto con il Responsabile del Servizio di Conservazione. Rientrano tra le sue mansioni e responsabilità:

• definizione e gestione del processo di conservazione, incluse le modalità di trasferimento da parte dell’ente produttore, di acquisizione, verifica di integrità e descrizione archivistica dei documenti e delle aggregazioni documentali trasferiti, di esibizione, di accesso e fruizione del patrimonio documentario e informativo conservato;
• definizione del set di metadati di conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici; 
• monitoraggio del processo di conservazione e analisi archivistica per lo sviluppo di nuove funzionalità del sistema di conservazione;
• collaborazione con l’ente produttore ai fini del trasferimento in conservazione, della selezione e della gestione dei rapporti con il Ministero dei beni e delle attività culturali (ora Ministero della Cultura) per quanto di competenza. 

Responsabile dei Servizi di Conservazione Digitale: è il funzionario titolare della posizione di Elevata Qualificazione responsabile della gestione operativa dei servizi di conservazione ed opera a stretto contatto con il Responsabile del Servizio di Conservazione. Rientrano tra le sue mansioni e responsabilità:

• coordinamento delle attività operative a supporto del processo di conservazione; 
• coordinamento delle attività delle risorse della funzione, in modo tale da garantire adeguati livelli di servizio agli Enti che conservano presso ParER;
• gestione il ciclo di pianificazione, esecuzione e controllo delle attività;
• definizione dei processi e delle procedure operative del servizio, in coerenza con le linee guida emesse dalla Funzione Archivistica di Conservazione;
• nel caso di nuovo sviluppi applicativi, definizione dei requisiti di massima del servizio e verifica dei documenti prodotti dall’Area Sviluppo Applicazioni.

Inoltre, come Referente per la Qualità:

• si occupa della gestione delle relazioni con gli Enti Produttori, Fornitori per ciò che attiene alle problematiche della Qualità;
• monitora e misura il livello di soddisfazione degli Enti Produttori; 
• controlla i livelli di Qualità nell’ambito dei processi di conservazione; 
• si occupa dell’analisi dei reclami degli Enti Produttori per la gestione di azioni correttive opportune da parte del responsabile competente.

Trovi maggiori dettagli nel Manuale di Conservazione.