Stati Uniti: conservazione digitale anche per la messaggistica chat e mobile
Su indicazione di NARA, la National Archives and Records Administration degli Stati Uniti, d’ora in avanti le agenzie federali dovranno predisporre procedure e strumenti per la conservazione digitale dei messaggi scambiati via sistemi di messaggistica elettronica, quali chat o applicazioni di terze parti, da parte delle loro figure apicali e manageriali.
La nuova disposizione amplia il perimetro del cosiddetto approccio Capstone, istituito nel 2013, con il quale si prescriveva le necessità di conservare automaticamente i messaggi di questo genere condivisi via email.
Con la crescente diffusione ed importanza dei sistemi di messaggistica, utilizzati in particolar modo sugli smartphone e altri strumenti mobile, l’istituzione nazionale archivistica statunitense ha deciso di estendere questi obblighi anche a tale ambito.
La richiesta formulata alle agenzie federali è di predisporre sistemi che permettano di conservare in maniera permanente i contenuti scambiati via chat, o altri sistemi di messaggistica, per periodi che vadano dai 15 ai 30 anni, o comunque dopo la loro declassificazione, nel caso possano essere soggetti a tale procedura.
In più e inoltre, si dovranno prevedere analoghe procedure di conservazione, per periodi più limitati, dai 3 ai 7 anni, per le figure non apicali delle agenzie, escluse dalle policy definite con l’approccio Capstone.
Definita questa cornice generale, i National Archives lasciano margine di intervento alle agenzie. Non esiste un set di regole e procedure prestabilite cui adempiere, quanto piuttosto delle considerazioni di contenuto che dovranno portare a definire la necessità di conservazione dei messaggi.
In estrema sintesi, ciò dovrà avvenire nel caso in cui essi contengano chiari riferimenti alle policy, mission o attività di business delle agenzie, abbiano rilevanza ufficiale e siano disponibili solo ed esclusivamente sui sistemi di messaggistica e chat.