America, National Archives sotto esame

I National Archives degli Stati Uniti (NARA) devono fare più e meglio per garantire una corretta gestione e conservazione della documentazione digitale prodotta dalle istituzioni americane. Questo il succo di un audit a cura dell’ispettore generale degli stessi NARA, pubblicato all’inizio dell’estate. Nel report si riconoscono le iniziative e gli sforzi fin qui compiuti, ma si chiede al contempo anche un vero e proprio cambio di marcia: “molti record elettronici permanenti - si legge nel documento - corrono tuttora un rischio significativo di perdita o distruzione”.

Tra le principali imputazioni rivolte ai NARA, l’incapacità di determinare il numero preciso di istituzioni federali, tra agenzie, sotto agenzie e altri organismi, che sarebbero tenute a rispettare le attuali norme in materia di gestione documentale e invio in conservazione dei record digitali. Su questo tema, in realtà, si sottolinea una grande confusione generale: ad oggi negli Stati Uniti, pare che nessuno sia in grado di stabilire l’esatta quantità delle pubbliche amministrazioni. “Nel 2017 - si legge nell’audit - Forbes riportava 178 agenzie esecutive indipendenti e 174 componenti del dipartimento esecutivo, mentre il Manuale dello US Government contava  96 agenzie indipendenti e 220 componenti. USA.gov a sua volta elenca 137 agenzie indipendenti e 268 unità nel Gabinetto. Nell’anno fiscale 2018, il sito The Best Places to Work in the Federal Government censiva 488 tra agenzie e sotto componenti, e stando al Federal Register esisterebbero almeno 441 agenzie federali”.

Stante questa indefinitezza di fondo, chiaramente non imputabile ai soli NARA, l’ispettore generale dell’agenzia non manca di formulare altre critiche. La principale riguarda l’incapacità di esercitare la propria autorità di supervisione e controllo nei confronti delle altre agenzie, lacuna che si traduce nella difficoltà a fornire indicazioni chiare alle agenzie, pianificare le attività di controllo sui loro sistemi di gestione documentale, e codificare e promuovere le best practice. “La compresenza di queste lacune - scrive l’ispettore generale - è causa di una sostanziale debolezza nella gestione dei record elettronici e continuerà ad avere degli impatti negativi fin a quando non saranno apportati miglioramenti”.

Quanto ai miglioramenti, nell’audit si formulano dieci raccomandazioni, tra cui quella di realizzare finalmente una lista precisa e affidabile delle agenzie federali e l’invito a definire tempi più stringenti per le scadenze in materia di data entry. 

Come riportato nelle settimane successive dalla stampa di settore, David Ferriero, Direttore dei NARA, ha prontamente assunto un impegno formale per attuare quanto suggerito nelle raccomandazioni. Il primo passo, già avviato, porterà alla realizzazione di nuove linee guida per la modernizzazione delle attività di conservazione digitale.