Archivi digitali: un giudizio sul Piano Triennale
Su Agenda Digitale è stato pubblicato l’approfondimento “Archivi e documenti informatici, pro e contro del piano triennale Agid”, a firma di Mariella Guercio. Nell’abstract si legge quanto segue: “Sul fronte documentale il nuovo Piano triennale per la prima volta chiama in causa tutti gli stakeholder. Non solo istituzioni e amministrazioni ma anche esperti del settore. Restituendo complessità e specificità a un ambito spesso sottovalutato. Giusta la strada intrapresa, ma rimangono alcune criticità. Ecco il panorama”. Di seguito l’introduzione:
Non possiamo che concordare con i numerosi commentatori che valutano positivamente il Piano triennale per l’informatica nella PA 2019-2021 sia nel metodo adottato sia nel merito dei progetti da realizzare nel prossimo triennio. In particolare appare positiva la strategia condivisa adottata per la gestione di archivi e documenti digitali. Anche se emergono alcune criticità.
Una strategia condivisa
Innanzitutto è opportuno rilevare che – a differenza di quanto avvenuto in anni passati – il documento di pianificazione per il prossimo triennio considera prioritario il coinvolgimento delle istituzioni competenti per le diverse materie e l’apporto delle persone già impegnate in iniziative rilevanti per il raggiungimento degli obiettivi strategici individuati.
Non si tratta solo di una dichiarazione di principio, poiché sono numerose le linee d’azione che valorizzano tale contributo. Certamente, il rispetto per la dimensione istituzionale e l’apporto degli esperti interni ed esterni appaiono meno problematici che in passato dal momento che gli obiettivi della trasformazione digitale sono ormai largamente condivisi dal Paese, a tutti i livelli.
Il documento di Agid ha, tuttavia, anche il merito di identificare con concretezza fasi da definire e risultati da ottenere per ogni iniziativa, mostrando di comprendere la complessità e specificità dei contesti (istituzionali e tecnici) che devono caratterizzarne l’implementazione. Pragmatismo, quindi, senza per questo rinunciare a traguardi impegnativi.
Documenti digitali, una svolta strategica
L’impressione di trovarsi di fronte a un metodo di lavoro credibile trova conferma anche quando si analizza l’ambito dedicato alla trasformazione degli archivi e dei sistemi documentari, su cui da più di vent’anni si accanisce, non sempre con ragionevolezza, il nostro legislatore. Soprattutto le iniziative dedicate alla digitalizzazione delle fonti documentali – pur circoscritte, come vedremo, a un numero limitato di linee d’azione – prevedono la presenza attiva delle comunità di pratiche e delle amministrazioni competenti cui è, infatti, affidato il compito di guidare i progetti in questione o di concorrere alla loro realizzazione.
È evidente, e non è casuale, anche l’attenzione per un uso finalmente corretto del linguaggio e dei concetti di riferimento, frutto – riteniamo – di un confronto accettato, se non addirittura ricercato, con i professionisti di settore. Nell’area di intervento dedicata al Sistema di gestione dei procedimenti amministrativi (6.7 SGPA) lo scenario prospettato (6.7.1) corregge finalmente la sequenza di azioni e strumenti che deve accompagnare l’informatizzazione dei documenti e dei procedimenti amministrativi di cui i primi costituiscono sedimentazione e supporto (registrazione, segnatura di protocollo, classificazione e fascicolazione, sistema di conservazione), riconoscendo alla classificazione d’archivio il giusto peso nel governo razionale della produzione documentale e nella formazione degli archivi digitali.
Inoltre si prevedono, a conferma della concretezza dell’impianto complessivo, una valutazione (a partire da un campione significativo) delle informazioni e dei dati che i sistemi di gestione documentale delle PA producono ormai da tempo e la selezione (a fini applicativi) dei procedimenti amministrativi di maggior impatto per la trasparenza amministrativa e per la qualità e l’efficienza dei rapporti con i cittadini e le imprese.