Conservazione dei documenti con firma digitale e marca temporale
Su Agenda Digitale è stato pubblicato l’articolo Firma digitale, marca temporale e conservazione: i dubbi da chiarire, a firma di Andrea Lisi. “Un documento con firma digitale e marca temporale - si legge nell’abstract - garantisce piena prova per il Codice dell’amministrazione digitale, ma la stessa normativa prevede anche che la conservazione sia obbligatoria. Facciamo chiarezza sul tema”. Di seguito l’introduzione:
È acceso il dibattito sulla conservazione dei documenti digitali. Ci si chiede se un documento informatico con firma digitale e marca temporale vada conservato “a norma” altrimenti non è garantito il suo “valore legale”. Proviamo allora a rispondere a questo quesito, cercando anche di fare ordine sul valore dei documenti informatici, sull’utilità della conservazione “a norma” e sulla sua obbligatorietà.
L’antefatto
La domanda sulla necessità di conservare “a norma” un documento con firma digitale e marca temporale per garantirne il valore legale ha acceso una discussione nel gruppo Facebook “Italian Digital Minions”. Tutto è stato determinato da un articolo pubblicato su AgendaDigitale.eu nel quale l’autore, Nicola Savino, specificava che “un documento informatico è un qualunque dato digitale. Questo significa che se si utilizza un software o processo aziendale che gestisce dati o documenti digitali che hanno valore legale, il valore della forma scritta o che semplicemente possono essere oggetto di un contenzioso o di un controllo di enti/funzionari, devono essere conservati. Diversamente, si stanno gestendo dati che non valgono nulla. Che qualunque dato digitale o documento informatico deve avere delle caratteristiche oggettive (qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità) che possono essere ottenute in diversi modi, ad esempio con l’apposizione di una firma digitale o di un processo, ma non si può prescindere dalla conservazione proprio per garantire queste fondamentali caratteristiche. Che la conservazione è obbligatoria sicuramente per tutte le informazioni e i documenti di cui è prescritta appunto la conservazione nel tempo, ma non solo. Come si può infatti dimostrare di avere informazioni e documenti che hanno le caratteristiche oggettive di cui sopra, senza che sia stato applicato anche un processo di conservazione a norma? Impossibile. O meglio, si avrebbero documenti che non valgono nulla”.
Quanto riferito da Savino, pur contenendo qualche semplificazione giuridica di troppo, deve ritenersi corretto nello spirito, anche se quelle “leggerezze giuridiche” sono state da parte di qualcuno il pretesto per sottolineare in modo piuttosto radicale le proprie certezze (molto relative e facilmente confutabili) sulla superfluità della conservazione dei documenti informatici secondo le regole tecniche attualmente in vigore (la quale spesso viene sintetizzata in modo anche troppo esemplificativo come conservazione “a norma”). In realtà, il pezzo di Savino, nel passo sopra riportato, non risponde nettamente alla questione relativa alla necessità di conservare un documento informatico con firma digitale e marca temporale al fine di garantire il suo valore giuridico (pur se in qualche modo cerca di orientare il lettore verso una possibile interpretazione favorevole a chi effettua servizi di conservazione).
Conservare documenti con firma digitale e marca temporale: sì o no?...