Conservazione di note e giustificativi di spesa

Con la risposta n. 388/2019, l’Agenzia delle Entrate ha fornito chiarimenti sulle corrette modalità di dematerializzazione e conservazione di documenti fiscali relativi alle “note spese” emesse in ambito organizzativo. “L’Agenzia - si legge in una nota - sostiene che se la procedura di conservazione descritta dall’istante garantisce l’immodificabilità, l’integrità, l’autenticità e la leggibilità dei documenti, nulla osta alla sua adozione”.

Secondo i chiarimenti forniti dall’Agenzia - prosegue la nota - il processo di conservazione dei documenti per essere conforme alla normativa di riferimento deve, in primo luogo, necessariamente rispettare :

• il codice civile, il Cad e le regole tecniche, oltre alle altre norme tributarie sulla corretta tenuta della contabilità

• le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi;

• l’apposizione, a conclusione del processo di conservazione, di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

Altro punto chiarito con la risoluzione riguarda i giustificativi allegati alle note spese e le stesse note spese. L’Agenzia precisa che tali documenti possono essere considerati documenti originali “non unici” e che pertanto non c’è bisogno di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle immagini su supporto informatico.

In particolare, i giustificativi allegati alle note spese trovano infatti generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La loro natura, quindi, è quella di documenti analogici originali “non unici”.  Tuttavia se non è possibile risalire al contenuto del giustificativo allegato alla nota spese allora lo stesso ha natura di documento “unico” e per la sua conservazione sostitutiva è necessario l’intervento di un pubblico ufficiale.

L’Agenzia, infine, ricorda che la deducibilità dei costi è subordinata ai requisiti di inerenza, competenza e congruità. A tal fine richiama una sentenza della Cassazione n. 11241/2017 secondo cui “In tema di imposte sui redditi e con riguardo al reddito di impresa, la semplice produzione di documenti di spesa (nella specie, "note spese" liquidate da una società ai propri dipendenti) non prova, di per sé, la sussistenza del requisito della inerenza all'attività di impresa. A tal riguardo, infatti, perché un costo possa essere incluso tra le componenti negative del reddito, non solo è necessario che ne sia certa l’esistenza, ma occorre altresì che ne sia comprovata l’inerenza, vale a dire che si tratti di spesa che si riferisce ad attività da cui derivano ricavi o proventi che concorrono a formare il reddito di impresa. Per provare tale ultimo requisito, non è sufficiente, poi, che la spesa sia stata dall’imprenditore riconosciuta e contabilizzata, atteso che una spesa può essere correttamente inserita nella contabilità aziendale solo se esiste una documentazione di supporto, dalla quale possa ricavarsi, oltre che l’importo, la ragione della stessa”.

La società istante, in conclusione potrà utilizzare la modalità elettronica di conservazione delle note spese e dei relativi giustificativi, e distruggere gli originali analogici, al ricorrere delle condizioni descritte nel quadro illustrativo fornito.