Dematerializzare vs. Digitalizzare: un approfondimento
Su Agenda Digitale è stato pubblicato l’approfondimento “Dematerializzazione o digitalizzazione dei documenti, cosa scegliere: i casi”, a firma di Umberto Zanini. Nell’abstract si legge quanto segue: “Vediamo di capire in quali contesti è applicabile la dematerializzazione oppure la più vantaggiosa digitalizzazione, tra fatture, altri documenti fiscali, pec, email, libri sociali obbligatori, contratti, file di log”.
Con il termine “dematerializzazione” - scrive Zanini in apertura - si intende quella particolare procedura in grado di sostituire documenti cartacei con documenti digitali, e che nella maggior parte dei casi si conclude con la conservazione digitale (o conservazione sostitutiva, come definita in passato) utile a produrre un documento digitale in grado di sostituire a tutti gli effetti di legge l’originale documento cartaceo.
Qualora invece i documenti siano prodotti sin dall’origine già in formato digitale, non si parla più di “dematerializzazione”, ma di “digitalizzazione” (dato appunto che il documento è già in digitale), ed anche in questo caso il processo termina con la conservazione digitale, necessaria a preservare i file per gli anni richiesti dalla normativa di riferimento.
Da rilevare che solo con la digitalizzazione, ed in particolare utilizzando documenti in formato elaborabile (e.g. XML), si possono massimizzare i vantaggi ed i benefici di questi processi, oltre che adottare quelle procedure informatiche ed interventi organizzativi utili ad avviare le imprese e la PA alla digitalizzazione dei processi e non solo dei documenti.
Cad e dematerializzazione...