Documenti Digitali. Report 2018

Online la pubblicazione realizzata dal tavolo tematico promosso nell’ambito del progetto Cantieri PA. Il 27 marzo un webinar per la presentazione

Mercoledì 27 marzo, dalle 11.30 alle 13.30 si terrà un webinar gratuito di presentazione del report 2018 sul tema dei Documenti Digitali, elaborato dal tavolo sulla gestione documentale istituito nell’ambito del progetto Cantieri PA di Forum PA. Tra gli altri, al gruppo di lavoro partecipa Gabriele Bezzi, Responsabile della funzione archivistica di conservazione e della gestione dei rapporti con gli enti produttori del Polo Archivistico regionale dell'Emilia-Romagna.

Il report si compone delle seguenti tre sezioni tematiche:

  • Qualità dei software di gestione documentale: i requisiti archivistici
  • Il fascicolo informatico nella gestione documentale
  • Prova di identità, firma e sigillo elettronico.

Per ogni tema, a un inquadramento sullo stato dell’arte fa seguito la la proposta di soluzioni operative, supportata dall’analisi di casi concreti di applicazione e dalla fornitura di checklist per la valutazione delle infrastrutture e delle piattaforme applicative esistenti.  

Presentando il lavoro, la coordinatrice del tavolo di lavoro Mariella Guercio scrive quanto segue:

Sebbene ritenuti da tutti gli interlocutori del Tavolo (e non solo) di estrema rilevanza, si tratta tuttavia di nodi tutt’altro che risolti o, comunque, affrontati in passato senza l’approfondimento che la loro complessità e rilevanza avrebbero richiesto. Le ragioni di questi ritardi sono diverse. In parte (è il caso del documento dedicato alla prova di identità, firma e sigillo elettronico) sono dovute alle continue modifiche che hanno a lungo caratterizzato il quadro normativo in questo settore e hanno reso poco conclusivo il lavoro di analisi delle disposizioni che si sono in questi anni sedimentate in materia di documento informatico, identità digitale, formazione e gestione di sistemi documentari.  In parte (è il caso degli altri due rapporti, intitolati rispettivamente alla qualità archivistica dei software di gestione documentale e al fascicolo informatico nella gestione documentale) è la natura stessa dei problemi da considerare ad aver rallentato la loro soluzione: si tratta infatti di aspetti di natura metodologica o di rilievo operativo che richiedono necessariamente un confronto multi- e interdisciplinari, che nel nostro Paese fatica a realizzarsi compiutamente.

L’iniziativa di FPA, condotta nel 2018 d’intesa con l’Associazione nazionale archivistica italiana, ha permesso di superare le criticità legate alla mancanza di occasioni di condivisione grazie alla partecipazione di decine di amministrazioni pubbliche e di alcune imprese e alla presenza dei principali interlocutori istituzionali cui è affidata l’azione di supporto normativo e di tutela nel settore specifico della gestione documentale (Agenzia per l’Italia digitale, Direzione generale degli archivi, Istituto centrale degli archivi, Archivio centrale dello Stato). Contemporaneamente, il consolidarsi dell’impianto normativo (inclusi i regolamenti europei  679/2016 sulla protezione dei dati personali e 910/2014 eIDAS) ha consentito di affrontare in modo sistematico e approfondito il nodo della prova di identità esaminato dal punto di vista specifico della fruizione di documenti informatici.

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