Gestione documentale digitale: un approfondimento sugli scenari evolutivi
Sul sito di Forum PA è stato pubblicato un approfondimento a firma di Paolo Orecchia sugli scenari evolutivi, normativi e tecnologici, che caratterizzano i processi di progressiva digitalizzazione delle attività di gestione documentale.
Nell’articolo sono presenti contributi di Enrica Massella Ducci Teri, esponente della Direzione Progetti e piattaforme di AgID, Agenzia per l’Italia Digitale. L’esperta inquadra la tematica dal punto di vista normativo, elencando tutte le leggi e regole nazionali ed europee che disciplinano questo specifico ambito di intervento; e dedica un ulteriore passaggio al modo in cui l’ultimo aggiornamento del Piano Triennale per l’Informatica nella PA, riferito al triennio 2024-2026, fornisce indicazioni alle pubbliche amministrazioni per approcciare la tematica in un’ottica di miglioramento continuo.
Nella parte dedicata alle norme, Massella fa riferimento, tra le altre cose, alla ormai prossima pubblicazione ufficiale del Regolamento europeo eIDAS 2.0, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari, con il quale saranno introdotte le due fondamentali novità del Digital Wallet, il portafoglio digitale nel quale potranno essere inseriti tutti i dati anagrafici e i documenti personali del cittadino, e dell’eArchiving, vale a dire il servizio di archiviazione elettronica con il quale la conservazione dei documenti informatici acquista un preciso valore giuridico anche in ambito europeo.
Per quanto riguarda le indicazioni alle PA in materia di digitalizzazione delle gestione documentale contenute nel Piano Triennale, Massella dichiara infine quanto segue:
“Il Piano Triennale di AgID contiene già le indicazioni di quanto è necessario fare nell’ambito della gestione documentale.
“Innanzitutto, l’obiettivo che si devono porre le pubbliche amministrazioni è quello di migliorare e far evolvere le loro piattaforme e i loro sistemi, in modo tale da sempre più entrare nella logica dello scambio dei dati e interoperabilità, con i dati che siano scambiati in formati standard, utilizzando delle piattaforme condivise.
L’interoperabilità del protocollo informatico è uno dei 5 casi d’uso individuati dal Dipartimento per la Trasformazione digitale per erogare fondi ai Comuni italiani, in modo tale da far evolvere i loro sistemi di protocollo verso il nuovo modello di utilizzo comune e scambio dei dati tra PA.
Nell’ambito del Piano Triennale sono indicate anche le azioni più semplici e più mirate al consolidamento dell’applicazione delle Linee Guida: per esempio, l’invito a verificare e monitorare i sistemi di gestione documentale attualmente in uso, i quali devono essere rispondenti alla normativa e ai requisiti di sicurezza informatica.
Fondamentali, poi, sono la nomina formale del Responsabile della gestione documentale e della conservazione e l’adozione dei manuali di gestione documentale, che devono essere pubblicati nell’apposita sezione dell’Amministrazione Trasparente”.