Gestione documentale: una comunità di pratiche per conseguire gli obiettivi di trasformazione digitale
Su Agenda Digitale è stato pubblicato l’approfondimento “Responsabili della gestione documentale: come rafforzare il fronte interno della trasformazione digitale”, a firma di Mariella Guercio. Nell’articolo si formulano riflessioni sull’opportunità di creare una community dei professionisti pubblici coinvolti nelle attività di gestione documentale, che ambisca a essere “ampia e coesa, aperta e innovativa”, per accrescere la fruibilità dei patrimoni informativi digitali e, anche grazie a ciò, raggiungere gli obiettivi di transizione digitale fissati in ambito nazionale.
In apertura, la Guercio fa riferimento ad alcune esperienze di comunità di pratiche già avviate negli scorsi anni. Tra queste, la Comunità Tematica sulla gestione dei documenti informatici attiva da diversi anni nell'ambito della Community Network Emilia-Romagna. Di seguito l’introduzione dell’articolo:
“Il tema non è certo nuovo. ‘Una comunità di pratiche per i responsabili della gestione documentale: questioni aperte e nuove prospettive’ era, ad esempio, il titolo con cui si apriva un volume pubblicato nel 2017 dall’Associazione nazionale archivistica italiana in collaborazione con il Centro di ricerca Digilab della Sapienza a conclusione di un progetto di ricerca (ReCap) finanziato dalla Regione Lazio e dedicato alle reti istituzionali necessarie alla trasformazione digitale.
Parteciparono all’iniziativa decine di amministrazioni, ricercatori universitari, imprese impegnate nel settore. L’obiettivo di dar vita a una comunità di pratiche per gli archivi digitali, a sostegno di chi era ed è impegnato quotidianamente nel proprio ente in questo difficile compito, era da tempo un’idea radicata tra i professionisti e gli operatori del settore, tanto da anticipare, sia pure solo nelle intenzioni, il progetto della rete dei responsabili della transizione al digitale (ReTeDigitale), realizzata alcuni anni fa grazie al supporto di Agid.
ReCap raccolse moltissime adesioni sia delle amministrazioni nazionali e locali, sia di imprese del settore ed enti privati e avviò utili iniziative, per esempio in materia di analisi delle piattaforme documentali e di definizione dei metadati per la conservazione. Tuttavia, non riuscì a sopravvivere alla conclusione del progetto, testimoniando ancora una volta i rischi di dispersione la difficoltà di assicurare la continuità operativa in assenza di investimenti a lungo termine. La durata biennale del finanziamento non consentì di sviluppare un livello di collaborazione istituzionale sufficiente. Del resto, prima della pandemia, non era ancora pienamente maturata nelle amministrazioni – anche in quelle che parteciparono con convinzione agli incontri – la consapevolezza delle criticità e dei problemi determinati da una produzione massiva di documenti e dati digitali. In particolare, poche istituzioni percepivano l’importanza di pianificare e governare con continuità la gestione documentale sia affidandola a persone competenti, capaci e disponibili ad assumersene la responsabilità sia riconoscendo ai profili tecnici autonomia e strumenti adeguati, sia, ancora, partecipando ad attività e iniziative di collaborazione professionale.
Oggi si è tornato a parlare di comunità di pratiche anche grazie all’ultimo ForumPA, appena concluso, che ha offerto spazi significativi alle reti, ma anche ai gruppi di lavoro informali. L’Associazione nazionale archivistica italiana (ANAI) ha accettato l’invito specifico a promuovere un incontro dedicato ai responsabili della gestione documentale. La prospettiva, questa volta, non è stata quella di “realizzare un progetto”, bensì di avviare un percorso con i diretti interessati, la comunità di riferimento, i protagonisti che tutti i giorni si confrontano, in qualunque tipo di organizzazione e amministrazione, con i compiti impegnativi della transizione al digitale sia dei sistemi documentali sia dei dati e delle basi di dati che, per la loro rilevanza giuridica, hanno anche una natura e dimensione archivistiche. L’interesse sollevato dall’evento non è mancato anche se si tratta ora di individuare le forme operative per dare concretezza alle idee emerse in passato e risposte alle aspettative sollevate in questa ultima occasione.
Non entrerò nel merito di una proposta organizzativa necessariamente affidata in primo luogo alla iniziativa dell’associazione professionale di riferimento, l’Anai e delle istituzioni che hanno un ruolo strategico e presidiano le funzioni e le attività chiave in questo ambito (Direzione generale degli Archivi, Agenzia per l’Italia digitale, Dipartimento per la Trasformazione digitale della Presidenza del Consiglio, Dipartimento della Funzione pubblica).
In questa fase ancora preliminare e aperta, è utile riflettere sulle opportunità che gli strumenti di interazione professionale possono offrire sia per la qualità dei sistemi documentali, sia a supporto dei processi più generali di innovazione, a partire dalle esperienze analoghe e affini già realizzate e attive. Tra queste, una delle più consolidate è quella, di grande successo, di Procedamus, una rete che coinvolge da tempo i responsabili della gestione documentale delle università italiane con iniziative di “formazione-intervento” e lavoro condiviso. Il progetto si concentra sul raggiungimento di risultati concreti, adotta metodi trasversali e sviluppa strumenti per “la soluzione di problemi comuni e per la crescita condivisa della famiglia professionale di chi si occupa di dati, informazioni, documenti, trasparenza, amministrazione digitale e, soprattutto, di procedimenti amministrativi”. Altre iniziative di cooperazione sono presenti in contesti circoscritti, per esempio tra i responsabili della gestione documentale delle Camere di commercio o sono promosse da alcune Regioni. Un caso di particolare interesse è quello sviluppato dalla Regione Emilia-Romagna che da molti anni ha dato vita a un sistema a rete destinato agli enti locali per lo sviluppo di servizi di e-government e la realizzazione di comunità tematiche, una delle quali – condotta in collaborazione con la Soprintendenza archivistica e bibliografica dell’Emilia-Romagna (struttura che fa capo al Ministero della Cultura) – è dedicata proprio alla gestione dei documenti informatici”.