Il futuro del formato PDF in un mondo 100% paperless
Come annunciato di recente, entro la fine del 2022 i National Archives degli Stati Uniti non accetteranno più in conservazione documenti a carattere ufficiale prodotti su supporto cartaceo. Lentamente, ma inesorabilmente, a cominciare dagli Stati Uniti la rivoluzione paperless pare essere ormai stata innescata. Di conseguenza, fin da ora occorrerà capire con quali strumenti e tecnologie rimpiazzare questo supporto per assicurare che i documenti a carattere ufficiale e istituzionale vengano archiviati e tramandati nel tempo.
Secondo il direttore della PDF Association Duff Johnson, il formato che la sua associazione si occupa di tutelare e far evolvere possiede fin da ora tutte le carte in regola per farlo egregiamente. Sul sito Government Computing, Johnson scrive che esistono sostanzialmente due scuole di pensiero riguardo alle soluzioni che occorrerà individuare per rispondere alle sfide del mondo paperless. La prima è una visione minimalista, all’interno della quale gli attuali sistemi di gestione documentale continueranno a replicare in digitale i processi tradizionali di produzione dei documenti, permettendo in tal modo di preservare l’utilizzo della carta almeno nei processi di lavoro interni alle organizzazioni. La parola chiave di questo scenario è scannerizzazione, o comunque qualcosa di concettualmente analogo: si continuerà a produrre e firmare i documenti su carta, quindi questi verranno riprodotti in digitale e si provvederà a inviarli in conservazione, soddisfacendo i nuovi obblighi di dematerializzazione.
A questo scenario si contrappone l’idea di una gestione dei documenti interamente ed esclusivamente in digitale. A detta di Johnson, il formato PDF potrebbe essere l’architrave su cui far poggiare questo modello. Per farlo però - ed è questo il succo della sua tesi - occorrerà uscire dall’equivoco, spesso incarnato tecnologicamente da diversi sistemi di gestione documentale, che il PDF, e i relativi documenti prodotti con questo formato, siano poco più che degli equivalenti informatici della carta. Quest’ultima non è una percezione totalmente erronea - precisa Johnson - perché tra i vantaggi del PDF va annoverata anche la capacità di funzionare in maniera assolutamente fluida in presenza dei processi di gestione documentali cartacei. “Tutto sommato però - aggiunge - il PDF ha delle potenzialità che vanno ben oltre la semplice capacità di riprodurre le funzionalità della carta. Il PDF possiede infatti delle caratteristiche di tale profondità e rilevanza da permettere di basare interi processi di gestione documentale sulle sue spalle”.
Entrando nel dettaglio, Johnson elenca le principali caratteristiche dello standard che avvalorano la sua tesi: il PDF è innanzitutto un formato aperto e internazionalmente diffuso; inoltre è pienamente accessibile e possiede delle funzionalità tecnologiche di fondamentale rilevanza, quali la possibilità di firmare nativamente i documenti in digitale e corredarli delle più svariate tipologie di allegati. Per quanto riguarda questi due ultimi aspetti, nel suo articolo si legge quanto segue:
Firme digitali
Da un certo punto di vista, è ovvio che i documenti PDF possono essere firmati. Per la maggior parte degli utenti e sistemi di gestione documentale è sufficiente firmare un documento di carta, e quindi spedirlo via fax o scannerizzarlo. Si tratta del modello tipico per i workflow che continuano a basarsi sulla logica dei documenti, piuttosto che su quella alternativa dei database di record elettronici.
Ciò detto, il PDF aggiunge una gamma di potenzialità alle firme digitali che vanno ben oltre questo scenario. Il formato permette di usare le firme digitali per verificare che chi le appone sia effettivamente autorizzato a sottoscrivere dei documenti; le stesse firme possono inoltre essere validate, o al contrario revocate, anche dopo l'atto della sottoscrizione, se necessario. Le firme digitali dei PDF sono usate per creare documenti e processi documentali a prova di manomissione e l’ultima versione dello standard ISO per il PDF include delle funzionalità di Long Term Validation, validazione temporale e totale CADES-compliance, che la pongono a livello delle più evolute tecnologie di firma digitale esistenti.
Richiedendo la semplice definizione di processi per creare, mettere in sicurezza e gestire delle identità digitali, le soluzioni di firma digitale per i documenti PDF dispongono di tutte le caratteristiche necessarie per eliminare la carta dai workflow, permettendo al contempo di creare consapevolezza, migliorare l’affidabilità e ridurre i loro costi.
File attachments
Oltre a riprodurre le immagini delle pagine, i documenti PDF possono includere altri file di svariate tipologie. Con il PDF 2.0 è possibile aggiungere file sorgenti, database, immagini, JSON, file 3D e ogni altra tipo di dati, associandoli ai PDF di riferimento e permettendo ai sistemi di gestione documentale di utilizzarli in automatico.
Il modello di fattura elettronica ZUGFeRD, che sta prendendo sempre più piede in Europa, dimostra che i file PDF/A-3 contenenti una iterazione XML del documento PDF leggibile dalle persone possono automatizzare i processi di fatturazione elettronica, soddisfacendo le più svariate esigenze dei vari processi di workflow esistenti, compresi quelli a scarso o nullo livello di automazione.
E questo è solo uno degli scenari possibili: il potenziale in termini di workflow per i file allegati e associati ai PDF è allo stesso tempo ampio e profondo. Dalla possibilità di accorpare più file in un solo documento, alle funzionalità automatiche di auditing e ricerca avanzata, gli allegati dei file PDF rispondono a tutte le richieste dei modelli di workflow più evoluti, sono compatibili con i sistemi proprietari di terze parti e molto altro ancora.