L’archivista digitale è un middle manager
“Non più solo conoscitore del documento, esperto della sua conservazione: l’archivista digitale è protagonista di un processo che interviene sin dal momento della produzione del documento informatico, ne assicura valenza, efficacia nel tempo, svolge analisi sulla produttività dell’ente”. Questa la descrizione sintetica della figura professionale dell’archivista digitale tracciata da Donatella Mazzetto con l'articolo “L’archivista digitale è un middle manager”, pubblicato su Agenda Digitale.
Nella information society, introdotta qualche anno fa con il Cad, il Codice dell’amministrazione digitale - scrive l’esperta in apertura - l’archivista gestisce e organizza l’informazione espressa dai documenti: è quindi un “manager”, o meglio un “middle manager”, in grado di rispondere ad un’utenza in crescita, che a propria volta usa le tecnologie informatiche. Fino a poco tempo fa era il conoscitore del documento nelle sue declinazioni, storiche, sociali, giuridiche, ma oggi con la digitalizzazione l’archivista non può esimersi dalle conoscenze informatiche.
Un esempio semplice è il formato del documento: non più un mero supporto o “pezzo” di carta (pergamena, carta bianca – vergine – o riciclata) bensì un file (.doc, .docx, .pdf, .pdf/a, .tiff, .jpg, .xml, formati zippati, formati dei messaggi di posta elettronica), in un processo evolutivo continuo. I formati sono importanti per mantenere inalterato ed integro i documenti digitali nel tempo. Ma il punto è: fino a quando?
L’archivista digitale, da esecutore a protagonista
Facciamo un passo indietro. Vorrei porre l’accento sul termine “procedamus”, che semanticamente indica agli operatori della Pubblica Amministrazione, nella coniugazione dell’imperativo presente del verbo “procedere”, l’esortazione a “fare” nel nuovo contesto della società dell’informazione. Nel fluire eracliteo dei fenomeni della vita (Eraclito era il filosofo presocratico che diceva tutto fluisce, scorre e si trasforma) anche il documento ha la sua collocazione definitiva nell’archivio (leggi le proposte degli archivisti italiani sulla digitalizzazione dell’archivio documenti PA).
L’archivio quindi come sintesi di un processo che vede la relazione tra un documento e l’organizzazione, come fatto dinamico che provvede alla sua gestione, interpretazione, collocazione, e quindi messa a disposizione anche telematica dell’utenza, dove l’Utente è soggetto portatore di interessi qualificati che dialoga con l’organizzazione amministrativa. L’archivista quindi è l’altro soggetto che opera nel team amministrativo, esperto, non mero notaio, protagonista all’interno del processo ora informatico.
L’archivista è il conoscitore dei tempi di conservazione delle diverse tipologie documentarie (è l’unico attore preparato per lo scarto e/o per la conservazione del documento, sia esso analogico o informatico). Di conseguenza, interviene sin dal momento della produzione del documento informatico al fine di assicurarne la sua valenza, la sua efficacia nel tempo e lo organizza, in linea con le norme vigenti, a partire dalla sua formazione, ai fini del trattamento e alla sua conservazione…