L'archiviazione efficace, imperativo categorico del verbo dematerializzare
L’intervista alla dott.ssa Monica Grossi, intitolata “Un aspetto fondamentale della dematerializzazione: l’archiviazione”, è stata pubblicata nella cover del n°2/2001 della rivista eGov, a sua volta intitolata “Senza la carta, l’archivio cambia”. Nell’articolo si affrontano diversi aspetti, dai vantaggi ed opportunità ai fattori critici e di attrito che si accompagnano ai processi di dematerializzazione e archiviazione integrata, ai passaggi fondamentali per la creazione di un archivio digitale efficace, efficiente e sostenibile, alle soluzioni metodologiche, organizzative e tecnologiche più indicati al fine di conseguire gli obiettivi alla base di simili percorsi di innovazione. Il primo consiglio in tal senso, fornito in apertura dell’intervista, è la raccomandazione agli enti di avere ben presenti proprio gli obiettivi generali che si intende conseguire:
Forti di una normativa completa ed esauriente qual è il primo passo per una amministrazione che inizia questo percorso?
Innanzitutto, inviterei le amministrazioni a riflettere sull'obiettivo generale che si vuole raggiungere: affrontare con consapevolezza il tema della dematerializzazione significa progettare sistemi di gestione informatica dei flussi documentali che siano in grado di governare documenti digitali e analogici in modo integrato e che si colleghino alla più ampia gestione di tutte le fasi di vita dell'archivio. L'archivio di una pubblica amministrazione assolve specifiche funzioni talvolta sottovalutate: supporta i processi decisionali ed è testimonianza giuridicamente rilevante delle attività svolte, garantisce ai cittadini l'esercizio della conoscibilità dell'azione amministrativa ed è un bene culturale essenziale per la ricerca storica. Dunque, la capacità di un archivio pubblico di vivere a lungo deve essere garantita e tutelata da chi lo produce ed è sottoposta al controllo degli organi statali preposti (come ricorda l'art. 43 del codice dell'amministrazione digitale). La normativa di settore è molto vasta e non sempre perfettamente coordinata, soprattutto per quanto riguarda il riferimento ai rapporti che legano le diverse attività: acquisizione e produzione dei documenti, gestione e uso, selezione e scarto, conservazione di lungo termine.
Quali sono i passaggi fondamentali per la progettazione di un archivio digitale? Quale dovrebbe essere la metodologia da adottare e come calcolare l’impegno di personale? Quali i supporti informatici, e come prevedere i costi e i tempi di realizzazione?
Va sottolineato che un processo di dematerializzazione efficace poggia non tanto sulla conversione digitale massiva dei documenti cartacei esistenti, ma sulla spinta a produrre ab origine documenti digitali da integrare con i documenti cartacei (tramite la gestione dei relativi metadati) in un sistema documentale ibrido, governato in modo uniforme dal sistema di gestione informatica dei documenti. Occorre fare attenzione al rapporto costi-benefici che scaturiscono dalla produzione di copie digitali di originali cartacei: disporre dell'immagine digitalizzata di un documento rende più rapido il processo di comunicazione e aumenta la visibilità dei documenti all'interno degli enti, ma rappresenta comunque un processo costoso e aggiunge valore all'archivio nella sua totalità solo qualora il cartaceo e il digitale siano organizzati secondo una logica integrata; altrimenti, si appesantiscono i successivi processi di manutenzione e di conservazione e si rende difficoltosa la ricostruzione affidabile (anche in caso di contenzioso) dei processi di documentazione che si sono verificati in seno alla P.A. Dobbiamo sempre tenere presente che un documento usato da una pubblica amministrazione non solo è testimonianza di un'azione in esso rappresentata, ma anche – attraverso la sedimentazione nel tempo dei documenti relativi a una determinata attività in un medesimo fascicolo – testimonianza del modo in cui l'amministrazione stessa ha perseguito i propri obiettivi amministrativi: cardine di questa potenzialità è la costituzione – in ambito analogico e digitale – del fascicolo. Lo sviluppo di sistemi di gestione e conservazione degli archivi è da tempo oggetto di modelli teorici e standard di settore nazionali e internazionali, cui si può fare riferimento. Tra i primi, ricordo i materiali del gruppo di lavoro della Scuola superiore della pubblica amministrazione dedicato alla gestione informatica dei documenti e gli strumenti di organizzazione degli archivi (www.sspa.it/?p=3127), quelli del gruppo di lavoro costituito dalla Direzione generale degli archivi per la formazione del titolario, del massimario di scarto e del manuale di gestione per i comuni, i risultati della ricerca InterPARES (www.interpares.org) sui requisiti per la conservazione permanente dei documenti digitali; tra gli standard, in particolare l'ISO 15489 sulla gestione dei documenti d'archivio e l'ISO 14721 sui requisiti per un sistema informativo aperto per l'archiviazione (OAIS). Costi e tempi di realizzazione sono legati alle scelte di progetto: una strategia per limitare i costi e ottenere risultati di qualità poggia sulla condivisione dei requisiti di base definiti dalla comunità scientifica di riferimento, sul riuso di soluzioni già sviluppate, sull'adozione di applicativi open source.
Quali sono i principali ostacoli e criticità che incontrano le amministrazioni? E quali potrebbero essere le possibili soluzioni?
Tramontata la fase in cui l'attenzione era concentrata principalmente sulle infrastrutture (reti, hardware e software adeguati) oggi l'elemento di maggiore criticità è rappresentato dai nodi organizzativi: l'individuazione di figure autorevoli responsabili della gestione e della conservazione dei documenti (il responsabile per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, il responsabile della conservazione e il responsabile del trattamento dei dati personali); la definizione di procedure uniformi e trasparenti; e la costruzione di un approccio condiviso, consapevole e diffuso in tutta la struttura amministrativa di riferimento. Il tema forte resta quello della costruzione di regole capaci di governare il processo (quanti manuali di gestione sono realmente rispondenti alla realtà amministrativa e alle abitudini documentali delle amministrazioni che li hanno adottati? Quanto sono conosciuti e applicati negli uffici?), che permettano agli esperti di tecnologie di predisporre soluzioni realmente adeguate e agli esperti di gestione documentale di costruire un servizio che sia in grado di esplicare tutte le sue utili potenzialità. E' fondamentale arrivare a condividere il progetto con tutti i futuri utenti interni, sensibilizzare gli operatori coinvolti, non cedere all'illusione di poter risolvere il tema esclusivamente a livello tecnologico. Occorre prestare attenzione a chi governa i processi e a chi li mette in atto: questi soggetti, che sono parte del progetto di innovazione, non devono vivere la gestione documentale come un'appendice del processo decisionale e operativo, ma come un supporto alla propria attività istituzionale. Chiaramente tutto questo si realizza solo se il sistema documentale è ben organizzato e riveste di conseguenza il ruolo di serbatoio di conoscenza dell'AOO. Altrimenti, la gestione documentale viene vista solo come un appesantimento ulteriore delle incombenze burocratiche…