Note spese e giustificativi extra-Ue: un chiarimento

Rispondendo all’interpello N° 417 del 17 ottobre, l’Agenzia delle Entrate ha fornito chiarimenti sulla natura delle note e dei giustificativi di spesa emessi da soggetti economici che operano al di fuori del territorio dell’Unione Europea. Secondo l’Agenzia, essi vanno inquadrati come documenti originali unici. Di seguito la nota pubblica dalla testata Fisco Oggi dell’Agenzia per illustrare i contenuti del chiarimento:

Qualunque documento che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari, come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità e autenticità. Aspetti peculiari riguardano, però, i documenti emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra-Ue. Questo è l'argomento contenuto nella risposta all’interpello n. 417 del 17 ottobre 2019.

La richiesta di delucidazioni proviene da una società che gestisce un grande numero di note spese dei propri dipendenti e li contabilizza automaticamente, conservando i documenti giustificativi di spesa consegnati in originale. La società vuole incrementare un sistema di conservazione più informatizzato e tecnologico, che prevede la dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi, nonché la relativa distruzione riducendo la tempistica della procedura.

Il nuovo processo di gestione sarebbe del tutto informatizzato e in grado di garantire e autenticare che i documenti inviati rispecchiano, nel rispetto della normativa civile e fiscale in tema di conservazione sostitutiva, i requisiti richiesti di immodificabilità, inalterabilità e leggibilità nel tempo; inoltre il sistema gestirebbe l’elaborazione delle note spese per tutto il processo, fino alla contabilizzazione delle stesse nei registri.

A questo punto la società istante pone due dubbi e vuole sapere se:

1. in base all’articolo 39, comma 3 del Dpr n. 633/1972, le fatture e le ricevute di pagamento emesse da soggetti extra-Ue, in qualità di giustificativi, formanti oggetto di nota spese possano considerarsi documenti originali non unici
2. in caso di risposta negativa, la qualifica di documenti originali non unici sia verificata per ogni singolo documento qualora vi sia uno strumento di reciproca collaborazione valido ai fini delle imposte dirette con lo Stato extra-Ue da cui proviene l’atto.

L’Agenzia delle entrate, nel dare il proprio parere in merito, ricorda che per quanto riguarda la corretta gestione dei documenti analogici in vista della loro dematerializzazione e successiva conservazione con intervento o meno di un pubblico ufficiale, ha già precisato, con le risoluzioni n. 46/2017 e n. 96/2017, nonché con la circolare n. 5/2018, che quando si parla di documenti informatici qualsiasi considerazione non può prescindere dal Dlgs n. 82/2005 ("Codice dell'Amministrazione Digitale" o "Cad") e dai relativi decreti attuativi, e nello specifico, quelli di ambito tributario quale il Dm 17 giugno 2014 recante "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto".

Alla luce della suddetta normativa emerge che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale, cioè qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari, come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del Tuir, deve possedere, tra le altre, la caratteristica della immodificabilità, integrità e autenticità.

Nessun vincolo per la sostituzione dei documenti analogici con quelli informatici e per la procedura interamente dematerializzata se le citate caratteristiche sono riscontrabili nel processo ipotizzato, restando fermi tutti gli ulteriori requisiti individuati per la deducibilità dei costi e le modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati.

Inoltre, generalmente, i giustificativi allegati alle note spese si ritrovano nella contabilità dei cedenti o prestatori d’opera tenuti agli adempimenti fiscali. La loro natura, quindi, è quella di documenti analogici originali non unici ai sensi dell'articolo 1, lettera v), del Cad, laddove si definiscono tali “i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.

In tal modo il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato senza necessità dell'intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all'originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.

Solo nel caso in cui il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, e abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione sostitutiva richiede l'intervento del pubblico ufficiale.

Stesso discorso, conclude l’Agenzia, se i giustificativi siano comunque emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra-Ue, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale o non è assicurato un effettivo scambio di informazioni, ossia riferito a uno dei Paesi "white list", nonché a quelli che prevedono un adeguato scambio di informazioni tramite una convenzione per evitare la doppia imposizione sul reddito, uno specifico accordo internazionale o con cui trovano applicazione disposizioni comunitarie in materia di assistenza amministrativa.

Tali documenti andranno considerati originali unici, con le relative conseguenze da punto di vista della conservazione

Viene, pertanto, confermato quanto osservato nella risoluzione n. 96/2017: qualora i giustificativi, allegati alle note spesa, siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra-Ue, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale, viene meno per l'amministrazione finanziaria la possibilità - tanto astratta, quanto concreta - di ricostruire il contenuto dei giustificativi stessi, attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi. Ciò, a maggior ragione, quando l'originale analogico del documento nelle mani del soggetto italiano venga distrutto, come a detta dell’istante, a seguito del procedimento ipotizzato.

Di conseguenza, l’Agenzia ritiene che per quanto riguarda il primo quesito la risposta sia negativa mentre per il secondo è positiva tenendo conto di quanto osservato sugli Stati con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale.