ParER, il modello archivistico che ha superato i confini emiliani
Sul sito di Forum PA, Gabriele Bezzi, Responsabile della funzione archivistica di conservazione e gestione dei rapporti con gli Enti produttori del Polo Archivistico dell’Emilia-Romagna, ha pubblicato l’articolo “ParER, il modello archivistico che ha superato i confini emiliani”.
“Il Polo Archivistico dell'Emilia-Romagna – si legge nell’abstract che introduce l’approfondimento – nasce nel 2009 per svolgere la funzione di conservazione dei documenti informatici prodotti dalla Regione Emilia-Romagna e dagli altri enti del territorio regionale che volessero convenzionarsi. Nel corso degli anni la richiesta di convenzionarsi si è estesa a tutto il territorio nazionale dimostrando l'interesse verso soluzioni pubbliche per la conservazione digitale”.
La conservazione dei documenti informatici – scrive Bezzi in apertura – è un processo complesso ed impegnativo che richiede organizzazione, tecnologia avanzata ed adeguate risorse sia in termini economici che di professionalità dedicate.
E' un elemento essenziale per la sostenibilità del passaggio da un sistema documentale tradizionalmente basato su documenti analogici e cartacei ad uno interamente fondato su sistemi e documenti informatici adeguato alla evoluzione delle presenti necessità e sempre più definito dalla normativa italiana ed europea.
L'articolo 43 del CAD stabilisce che i documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, sono conservati in modo permanente con modalità digitali nel rispetto delle regole tecniche.
La conservazione permanente dei documenti informatici deriva, oltre che dalla necessità di mantenere i documenti per tutto il tempo in cui esercitano un valore giuridico-amministrativo, che in certi casi può essere molto lungo, anche da quanto stabilito dal Codice dei Beni Culturali (D.lgs. 42/2004) che considera “ gli archivi e i singoli documenti” di ogni P.A. un bene culturale dalla fase corrente a quella storica (art. 10, comma 2 lettera b), e sanziona l’eventuale violazione dell’obbligo di conservare correttamente l’archivio nella sua integrità e organicità (art. 30 commi 1, 2 e 4 e art. 170).
Le regole tecniche attualmente vigenti ci ricordano infine la necessità di un sistema di conservazione che assicuri, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, il mantenimento, nel tempo delle caratteristiche iniziali di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti informatici e delle loro aggregazioni documentali, con i rispettivi metadati.
La sfida è garantire che in un futuro anche lontano i documenti informatici prodotti oggi possono continuare ad essere letti e utilizzati assicurando il loro valore giuridico e la loro corretta collocazione nell'ambito dell'archivio dei soggetti produttori. Un sistema di conservazione deve garantire l’accesso agli oggetti conservati, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico. E' quindi necessario attuare politiche attive di conservazione tese a ridurre i rischi di obsolescenza tecnologica finalizzate a mantenere le caratteristiche che assicurano un valore giuridico-amministrativo ai documenti che potranno in futuro essere testimonianza affidabile delle nostre attività e della nostra vita.
La conservazione digitale dovrà quindi giungere a costituire per la pubblica amministrazione gli archivi del presente e gli archivi storici del futuro e garantire la piena fruizione e valorizzazione del patrimonio documentale conservato.
Sulla base dell'idea che il complesso delle attività da svolgere, i requisiti giuridici da soddisfare e le competenze professionali necessarie per la corretta conservazione degli archivi informatici non fossero alla portata della maggior parte delle pubbliche amministrazioni, richiedendo risorse – finanziarie, umane e strumentali – troppo elevate per ogni singola organizzazione si è sviluppata ormai quasi 10 anni fa, la concezione di un Polo di conservazione digitale, concepito come archivio unico di concentrazione servente più enti produttori, che si proponesse di offrire una soluzione condivisa, affidabile e tempestiva al problema della conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni.
Da tale analisi, come descritto in un articolo pubblicato nella rivista Digitalia, è nato il Polo archivistico dell'Emilia-Romagna (ParER), costituito nel 2009 come Servizio all'interno dell'Istituto per i Beni Artistici Culturali e Naturali della Regione Emilia-Romagna (IBC)…