PDF o HTML? That is the question

Quale il formato migliore per pubblicare atti e altri documenti a carattere pubblico online? D’istinto, e considerando l’esistente, verrebbe da indicare il PDF, ma c’è chi si sta chiedendo se si tratti effettivamente della risposta giusta. A sollevare il “dibattito” sono stati di recente i responsabili delle politiche di innovazione del Regno Unito. Quel pool di amministratori e professionisti che da tempo ha reso il portale GOV.UK un imprescindibile punto di riferimento in materia di evoluzione dei servizi pubblici digitali online. Con un post pubblicato di recente, il direttore del portale Neil Williams ha elencato svariati motivi che dovrebbero portare a preferire l’utilizzo dell’HTML come standard per la pubblicazione dei contenuti online. “Esistiamo per fare in modo che i servizi e le informazioni istituzionali siano il più possibile facili da trovare e utilizzare - è la dichiarazione di principio che apre la riflessione - proprio per questo motivo, non siamo dei grandi fan dei PDF su GOV.UK”.

Williams introduce l’argomento spiegando che un numero crescente di istituzioni britanniche sta in effetti passando dal PDF all’HTML per la pubblicazione di documenti e altre informazioni online. Ciononostante, ancora oggi sul portale nazionale dell’e-government sono pubblicati circa 100.00 documenti in PDF, e altre decine di migliaia vengono aggiunte ad essi con cadenza mensile. Pur in presenza di una così radicata abitudine, lo staff di GOV.UK ritiene però che d’ora in avanti occorrerà promuovere il massimo sforzo affinché “di default si creino tutti i contenuti in HTML”. “E se proprio non si può fare a meno di pubblicare un PDF - è la chiosa - idealmente ciò dovrebbe avvenire in aggiunta ad una versione HTML; non solo: il PDF dovrebbe soddisfare tutti gli standard di accessibilità e archivistici”.

Williams non si limita a fornire delle semplici indicazioni, ma, motivazione per motivazione, illustra nel dettaglio i principali limiti dei PDF. Tra i principali difetti elencati figurano il loro design non responsivo, e per questo non in grado di adattarsi automaticamente ai differenti layout, l’impossibilità di tenere traccia a livello statistico del loro utilizzo, e le complicazioni dal punto di vista della navigazione, che diventa molto meno lineare rispetto a quella che si è abituati ad esperire in ambiente HTML. Ulteriori cenni vengono dedicati ai problemi di accessibilità che possono derivare da un approccio troppo basico alla creazione dei PDF, che a detta di Williams è di gran lunga la norma, e alla difficoltà di aggiornare contenuti in un formato per sua stessa natura chiuso e statico.

Da questo limite discendono ulteriori difficoltà dal punto di vista del riuso di tali documenti, e nel momento in cui si rende necessario far dialogare più linguaggi informatici per offrire determinate tipologie di servizi. “Stiamo lavorando alla progettazione di tool che permettano di estendere l’utilizzo dei nostri contenuti web - si legge in proposito - quali ad esempio nuove API (application protocol interface) e altri modi per misurare la qualità dei contenuti. Questi strumenti non funzioneranno mai con i PDF. pubblicare contenuti in HTML significa al contrario che essi funzioneranno con nuove applicazioni come queste e, più in generale, con qualsiasi nuova tipologia di piattaforma che svilupperemo in futuro”.

A fronte di tutto ciò, Williams non manca di riconoscere i “ragionevoli” motivi per cui ancora oggi il PDF resta l’opzione di gran lunga più diffusa. I contenuti in questo formato possono essere creati in maniera facile e veloce ad esempio, mentre la conversione dei documenti in HTML richiede un minimo di conoscenze specialistiche, oltre che più lavoro. In aggiunta il PDF permette di avere un controllo decisamente maggiore sull’aspetto finale dei documenti, e ciò a maggior ragione ha senso quando nei documenti sono contenute tabelle o grafici abbastanza complessi, che è molto più difficile riprodurre in HTML. La parola semplicità ritorna lato utente, perché scaricare e stampare i file PDF è una operazione molto semplice ormai comunemente eseguita. Ma anche e soprattutto, Williams riconosce che i contenuti creati in questo formato riescono a comunicare una maggiore idea di “prodotto fatto e finito”, aspetto molto importante quando si ha a che fare con documenti e informazioni a carattere ufficiale. “C’è questa sensazione comune - scrive - che un documento PDF sia qualcosa di più tangibile, e credibile, rispetto all’equivalente in formato HTML”.

Se tutte queste argomentazioni sono assolutamente valide, secondo il direttore di GOV.UK restano comunque accomunate da un grande “vizio di fondo”: Il PDF è ancora molto popolare perché figlio di “una cultura fondata sull’idea della stampa e su altri processi di produzione dei contenuti che sono ormai in via di superamento”. Nel momento in cui tutte le organizzazioni, comprese quelle governative, si stanno spostando verso la cultura del “digital first”, diventa necessario superare questi schemi di pensiero, e relativi prodotti. Anche se, Williams non ha problemi ad ammetterlo, occorrerà del tempo per andare oltre abitudini così radicate.

Anche per questo motivo, lo staff di GOV.UK ha predisposto una aritcolata serie di azioni per rendere il più possibile fluido e indolore questo passaggio. Da un lato l’intento è di produrre contenuti HTML con sempre maggiore attenzione alla loro usabilità e accessibilità. Dall’altro, si lavorerà perché diventi possibile trasformarli in automatico in documenti PDF accessibili. “In questo modo - si legge a riguardo - chi produce i contenuti dovrà solo occuparsi di crearli e aggiornarli, mentre gli utenti potranno continuare a scaricare PDF come da abitudine”. In aggiunta, il programma prevede massicce dosi di formazione nei confronti dei creatori di contenuti e un costante ed ampio confronto su tali aspetti. A cominciare dal dibattito che si è già messo in moto dopo la pubblicazione dell'articolo di Williams.