La conservazione in ambito privato
La normativa in materia di conservazione vigente per gli enti pubblici, e in particolar modo la distinzione tra gestione corrente, deposito e conservazione dei documenti informatici, rischia di essere troppo complicata e onerosa per i soggetti privati, e non tiene conto delle loro esigenze e specificità. A sostenerlo è Luigi Foglia, autore di un approfondimento in materia per Agenda Digitale. L’articolo si apre con la descrizione delle tre fasi del ciclo di vita del documento informatico normate dal Codice dell’Amministrazione Digitale, e quindi passa a elencare le ragioni per cui sarebbe auspicabile non riproporre lo stesso sistema anche in ambito privato.
“Se tale corretta distinzione tra diverse fasi del documento informatico ha ben ragion d’esistere per il documento amministrativo - scrive Foglia - meno si comprende la sua applicazione in ambito privato.
A nostro avviso, infatti, in merito alla (ri)definizione del ciclo di vita del documento informatico, occorrerebbe una nuova e approfondita riflessione sulla necessità di mantenere regole uguali per tutti documenti (pubblici e privati), nonostante esigenze di conservazione così diverse.
Procedendo con ordine, le prime norme in tema di conservazione, si preoccupavano principalmente di garantire l’integrità e l’autenticità del contenuto del documento informatico; successivamente le regole tecniche, approvate con DPCM 3 dicembre 2013, hanno, invece, puntato ad un cambio di approccio, verso un modello che tenesse conto anche del distinto profilo storico culturale proprio di tutti i documenti pubblici. Per tale motivo, quindi, le regole del 2013 risultano molto più stringenti di quelle precedenti e sono state ritenute valide come misure per preservare nel tempo i documenti amministrativi. Regole, quindi, dedicate principalmente alle Amministrazioni pubbliche che, però, anche per via di alcuni ulteriori richiami presenti in normative di settore (si pensi, ad esempio, all’art. 3 del DMEF 17 giugno 2014) devono essere applicate anche dai privati.
Le attuali regole tecniche sono state disegnate su un modello architetturale, in origine sviluppato dalla NASA , idoneo a preservare nel lungo periodo documenti e informazioni: regole spesso troppo onerose per i soggetti privati i cui obblighi di conservazione non vanno oltre i 10 anni.
Nuove norme per i documenti dei soggetti privati
Tralasciando l’approccio tipico di alcuni altri Stati, che non prevedono regole precise per la materia, ma solo conseguenze (e sanzioni) per la mancata esibizione di documenti che si aveva l’obbligo di conservare, riteniamo che i tempi siano maturi per alleggerire il peso di una regolamentazione nazionale che si limita ad estendere ai privati, quanto previsto per la PA. Senza questa indispensabile separazione concettuale tra finalità decisamente differenti, si rischia, a causa di distrazione o scarsa consapevolezza, di appesantire inutilmente le attività dei soggetti privati. Un esempio che rende evidente l’esigenza di una nuova normazione di un tema così delicato come quello della conservazione dei documenti informatici è rappresentato dall’attuale combinato disposto degli artt. 34 e 44 del CAD…”.