Un approfondimento sulla validità legale dei documenti informatici e dei messaggi PEC
Su Agenda Digitale, Salvatore De Benedictis ha risposto a un quesito riguardante le tempistiche da rispettare per assicurare la validità legale della conservazione sostitutiva dei documenti informatici e di messaggi di posta elettronica certificata.
Si riportano di seguito il quesito e l’inizio della risposta, rimandando al sito per la lettura integrale del chiarimento.
“DOMANDA
Supponendo di voler conservare in modo sostitutivo un contratto firmato digitalmente o una Pec quali sono le tempistiche da rispettare? Esiste un termine così come viene stabilito per i documenti con valenza fiscale?
RISPOSTA
Se il documento originale è un documento informatico, il metodo naturale di conservazione è quello informatico. Le regole di conservazione dei documenti rilevanti ai fini tributari sono dettate dal DMEF 17/6/2014 che, all’articolo 2, comma 1, prevede che “… la formazione, l’emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005,n. 82”.
A norma del successivo comma 3, articolo 3, “Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti é effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357…”, ossia entro tre mesi dalla scadenza del termine di presentazione annuale delle dichiarazioni dei redditi. Quindi, i documenti relativi all’anno d’imposta 2022 andranno conservati entro il mese di febbraio 2024. Se il contratto ha rilevanza ai fini fiscali, il termine di conservazione è quello sopra indicato. Il che, come verrà appresso chiarito, non vuol dire che il documento informatico non conservato non abbia valore…”