Una task force internazionale per la conservazione delle e-mail

I rapporti epistolari sono sempre stati una fonte di primaria importanza per gli storici. Per questo motivo, sono sempre stati tenuti in grande considerazione da parte dei professionisti della conservazione. Oggi, con il passaggio dalle lettere alle e-mail e ad altre forme di comunicazione mediate dagli strumenti digitali, in mancanza di adeguate strategie e iniziative per la conservazione dei contenuti prodotti e scambiati su questi canali si rischia di perdere elementi di conoscenza molto importanti per gli storici del futuro. Partendo da questa consapevolezza, la fondazione culturale statunitense Andrew W. Mellon e la Digital Preservation Coalition hanno annunciato la nascita di una task force incaricata di progettare e implementare nuovi metodi, strumenti e approcci per la gestione degli archivi e-mail. Del gruppo di lavoro fanno parte esperti provenienti da vari ambiti professionali, tra cui aziende come Google e Microsoft, gli atenei americani di Stanford, Harvard, Yale e Columbia e quello inglese di Manchester, i National Archives statunitensi, il Rockefeller Archive Center e gli Smithsonian Institution Archives.

Per lungo tempo – si legge sul sito della Mellon Foundation – la corrispondenza personale è stata una fonte di primaria importanza per i cercatori e gli storici negli ambiti di studi umanistici e delle scienze sociali. Gli archivi di questo genere permettono di ricostruire le esistenze degli autori, fornendo alle generazioni future evidenze concrete sulle funzioni e le attività di governi, imprese, associazioni no profit, famiglie e individui. Oggi però, gran parte di questa corrispondenza è veicolata attraverso i media digitali, specie l’e-mail, strumento che si è mostrato particolarmente ostico per ciò che concerne le attività di conservazione dei messaggi in formati accessibili e fruibili nel lungo periodo.

I promotori del progetto hanno deciso di istituire la task force riconoscendo che rispetto ad altri tipi di contenuti digitali, negli ultimi anni non si sono compiuti significativi passi in avanti nell’archiviazione delle e-mail. Ciò dipende in gran parte dalla natura dello strumento, definito come il “frutto di una complicata interazione tra diversi sistemi tecnologici per la creazione, lo scambio, la lettura e lo storage”, ma anche dalle problematiche di tipo legale che occorre prendere in considerazione quando si ha a che fare con questo tipo di contenuti, in particolare per ciò che concerne la tutela della privacy e dei diritti di proprietà intellettuale. Come se tutto ciò non bastasse, esiste anche un problema di dimensioni: “la maggior parte di noi conserva nelle proprie caselle e-mail migliaia, talvolta anche decine di migliaia di messaggi – afferma l’esperta IT della Library Of Congress Kate Murray, tra i componenti della task force – per questo occorre progettare soluzioni su larga scala, personalizzabili a seconda delle varie esigenze, piuttosto che interventi una tantum".

Sgombrato il campo dall’idea che possa esserci un’unica ricetta valida per tutte le occasioni, i promotori del progetto sostengono la necessità di perseguire un approccio modulare, frutto dell’incrocio tra diversi metodi e soluzioni in vari ambiti, dalla selezione e valutazione dei contenuti, alla loro successiva catalogazione e conservazione, fino alle attività di supporto agli storici e ai ricercatori che in futuro vorranno consultare gli archivi. “È necessario definire un quadro di riferimento concettuale e tecnico che ci permetta di ragionare non in termini di soluzioni concorrenti e alternative tra loro – si legge nella nota – quanto di elementi inclusi in una scatola degli attrezzi interoperabile”.

Partendo da questi presupposti, la nuova task force avvierà le proprie attività concentrandosi su tre priorità: definire il quadro di riferimento tecnico e metodologico, valutare se e in che modo gli strumenti già esistenti possano essere adattati allo stesso, e cominciare a individuare gli elementi ad oggi mancanti per garantirne una completa realizzazione. Su questi aspetti si lavorerà da qui ai prossimi 12 mesi. Successivamente, la task force produrrà un report contenente raccomandazioni specifiche che gli archivi potranno mettere in pratica, nell’arco di cinque anni, per creare, conservare e rendere accessibili nuovi archivi e-mail.