FAQ (Frequently Asked Questions) sulla conservazione del registro giornaliero di protocollo

Quando scatta l’obbligo di conservazione del registro giornaliero di protocollo?

L’obbligo della conservazione era previsto, seppur con diverse modalità, anche nelle precedenti Regole tecniche (art. 7 comma 5 del DPCM 31 ottobre 2000). Entro il 12 ottobre, le pubbliche amministrazioni dovranno adeguare i propri sistemi informatici alle disposizioni contenute nelle Regole tecniche in materia di protocollo informatico (decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013). All’art. 7 comma 5 viene espressamente dichiarato che “Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendone l'immodificabilità del contenuto”.

Con quale tempistica devo mandare in conservazione il registro di protocollo giornaliero?

Devo trasmettere il registro giornaliero di protocollo al sistema di conservazione entro la giornata lavorativa successiva a quella della sua produzione.

Come posso mandare in conservazione il registro giornaliero di protocollo?

Una volta sottoscritta la convenzione (o l’accordo di collaborazione), posso optare per una di queste due modalità:

• automatica, tramite web service, interfacciando i miei sistemi di protocollo informatico col sistema di conservazione di Parer. Trovo specifiche tecniche e altre informazioni utili per l’interfacciamento nella sezione Conservazione del sito;
• manuale, tramite il client di versamento web Verso, inserendo in un’apposita interfaccia web su browser il file del registro giornaliero e i relativi metadati.

Trovo le caratteristiche della tipologia documentaria, oltre alla struttura e ai metadati del SIP, nelle linee guida per la creazione del pacchetto di versamento (SIP) del registro giornaliero, recentemente aggiornate da ParER.

Per tutte le informazioni riguardanti l’iter da seguire per sottoscrivere la convenzione o l’accordo di collaborazione, posso consultare la sezione Conservazione del sito.

Per ulteriori chiarimenti posso fare riferimento all’indirizzo e-mail Infoparer@regione.emilia-romagna.it

Come devo fare se non riesco ad attivare i servizi di conservazione con ParER prima del 12 ottobre?

Come per le altre tipologie di documenti, potrò comunque trasmettere a ParER la documentazione pregressa rispetto alla data dell’effettivo inizio delle attività di conservazione.

Devo firmare digitalmente il registro giornaliero di protocollo?

No. La sottoscrizione non è un requisito essenziale a garantire la provenienza e l’autenticità di questo tipo di documento, in quanto l'atto è pacificamente riferibile al pubblico ufficiale da cui è formato.

Le caratteristiche di immodificabilità e di integrità del registro, ai sensi dell’art. 3 comma 6 del DPCM 13 novembre 2014 (Regole tecniche sulla formazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni), sono determinate in particolare con la produzione di una estrazione statica dei dati (cioè con la sua memorizzazione in un formato idoneo alla conservazione a lungo termine) e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione.

Ci sono sanzioni per le amministrazioni pubbliche che non rispettano il termine per la conservazione dei registri di protocollo?

No, non sono previste sanzioni. Tuttavia, i registri comunque prodotti, ma non trasferiti nel sistema di conservazione, potranno in giudizio essere valutati come non aventi le stesse caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità di quelli conferiti al sistema.