Collaborazione per la conservazione digitale e modulistica
L’attività di conservazione della documentazione digitale è svolta da Regione Emilia-Romagna tramite il Polo Archivistico successivamente alla sottoscrizione di accordi di collaborazione. Di seguito le fasi del rapporto tra il soggetto sottoscrittore dell’accordo ed il Polo Archivistico, corredate della relativa modulistica.
1) Fase propedeutica alla sottoscrizione dell’accordo
Per manifestare l’interesse alla sottoscrizione dell’accordo di collaborazione è necessario compilare il modulo on line per la richiesta di informazioni sulla collaborazione per l’attività di conservazione digitale che contiene i dati dell’Ente.
Il modulo compilato viene indirizzato automaticamente alla casella di posta dell’Help Desk del Polo Archivistico, i cui operatori provvedono a inviare un messaggio di posta elettronica ordinaria ai contatti indicati nella richiesta di adesione, chiedendo la compilazione del Modulo informazioni avvio (Word - 37.6 KB), contenente le indicazioni relative alla documentazione che verrà inviata in conservazione.
Il modulo compilato dovrà essere restituito tramite posta elettronica ordinaria alla medesima casella di Help Desk.
2) Sottoscrizione dell'accordo
Il referente dell'Ente indicato nella Richiesta di adesione riceverà tutta la documentazione per la predisposizione dell'accordo, con le indicazioni specifiche per il prosieguo dell'iter. Lo schema di accordo, completo della documentazione, andrà sottoposto all'esame dell'organo decisionale dell'Ente.
La sottoscrizione si chiude con il ricevimento da parte dell’Ente sottoscrittore dell’accordo repertoriato perché già firmato dal proprio rappresentante e dal rappresentante di Regione Emilia-Romagna.
3) Fase successiva alla sottoscrizione dell’accordo
Dopo la sottoscrizione dell’accordo l’Ente viene seguito da uno o più archivisti in relazione al/ai sistemi versanti che utilizza per l’invio in conservazione dei documenti digitali. In caso di nuova sottoscrizione i referenti dell’Ente verranno contattati dall’archivista per l’avvio dell’attività di conservazione.
Per le comunicazioni/domande successive sarà quindi sempre possibile rivolgersi all’archivista referente. Ove sorgessero dubbi sull’identità del proprio referente l’Ente potrà comunque rivolgersi al servizio di Help Desk (HelpdeskParer@Regione.Emilia-Romagna.it) che indirizzerà opportunamente le comunicazioni.
Durante tutto il periodo di validità dell’accordo sarà possibile integrare le tipologie documentarie da inviare in conservazione compilando il Modulo informazioni avvio (Word - 37.6 KB) che potrà essere trasmesso via posta elettronica ordinaria all’indirizzo dell’archivista referente dell’Ente oppure all'Help Desk (HelpdeskParer@Regione.Emilia-Romagna.it).
Ove si intedesse chiedere la migrazione dei pacchetti di archiviazione precedentemente conservati da altro conservatore sarà necessario inviare il Modulo informazioni migrazione (Word - 53.0 KB) via posta elettronica ordinaria direttamente all’indirizzo dell’archivista referente oppure all'Help Desk (HelpdeskParer@Regione.Emilia-Romagna.it).
4) Abilitazioni utenti
Per la creazione di nuovi utenti, sia persone fisiche per l'accesso alle applicazioni, sia automa per l'interconnessione automatica dei sistemi dell'Ente con il sistema di conservazione, occorre utilizzare il Modulo Utenti (Word - 41.3 KB), che dovrà essere scaricato, compilato, firmato digitalmente ed inviato tramite PEC a parer@postacert.regione.emilia-romagna.it.
Per chiedere modifiche alle abilitazioni o ai dati anagrafici è sufficiente inviare una richiesta (non serve modulo) via posta elettronica a parer@postacert.regione.emilia-romagna.it.
Per la cessazione della propria utenza (anche ove la stessa sia collegata a un utente automa) è sufficiente inviare un messaggio di posta ordinaria a HelpdeskParer@Regione.Emilia-Romagna.it.
In caso di password dimenticata sarà possibile procedere autonomamente al reset dalla pagina di login al Sistema.
5) Conclusione della collaborazione per la conservazione dei documenti digitali
In caso l’Ente intendesse cessare anticipatamente la validità dell’accordo, oppure non sottoscrivere un nuovo accordo alla scadenza di quello in vigore, dovrà darne comunicazione tramite comunicazione firmata digitalmente da inviare a parer@postacert.regione.emilia-romagna.it.
L’Ente riceverà quindi le informazioni relative alla restituzione della documentazione conservata. In caso di cessazione anticipata della collaborazione si agirà nel rispetto del dettato dell’accordo sottoscritto.
In caso di dubbi sulla procedura sarà possibile confrontarsi con l’archivista referente dell’Ente.