L’Organizzazione
Aree
All’interno del Settore “Innovazione digitale, Dati, Tecnologie e Polo archivistico”, sono presenti due strutture dirigenziali a livello di Area, che collaborano nell’ambito della gestione del sistema di conservazione e di erogazione del Servizio di conservazione:
- Area sviluppo applicazioni, Polo archivistico e gestione documentale;
- Area Infrastrutture e sicurezza.
Le attività che seguono, gestite dalle due Aree del Settore di cui sopra, sono svolte anche in relazione al Servizio di Conservazione. In particolare, in una prospettiva di promozione della dematerializzazione e della conservazione digitale, le Aree svolgono le attività elencate di seguito.
Area sviluppo applicazioni, Polo archivistico e gestione documentale
L’Area sviluppo applicazioni, Polo archivistico e gestione documentale ha tra le proprie attività, definite in declaratoria, le seguenti:
- gestisce ed eroga i servizi per il trattamento e la trasmissione tra Pubbliche Amministrazioni dei documenti informatici e multimediali per la Regione e gli Enti in accordo;
- assicura il mantenimento dei requisiti e delle certificazioni necessarie per ottenere e mantenere le qualificazioni per poter erogare i servizi di conservazione digitale alle Pubbliche Amministrazioni;
- efinisce standard e linee guida per la progettazione, gestione e manutenzione del sistema di conservazione digitale Polo Archivistico regionale e il suo aggiornamento in conformità agli standard internazionali di riferimento e ai cambiamenti normativi in materia;
- realizza, gestisce e garantisce la manutenzione della piattaforma tecnologica del sistema di conservazione digitale Polo Archivistico regionale;
- promuove e realizza interventi finalizzati ad assicurare l’integrazione tra i sistemi informativi verticali e i sistemi di gestione della documentazione con il sistema di conservazione;
- cura le relazioni con i livelli interregionali, nazionali ed internazionali sulle materie di competenze, partecipando ad iniziative e gruppi di lavoro;
- partecipa all'analisi dei costi dei servizi IT e alla pianificazione del budget, contribuisce alla stesura dei capitolati di gara per l’acquisizione di beni e servizi IT di competenza, contribuisce alla stesura dei documenti di programmazione e ne monitora l’attuazione, formula proposte per progetti di innovazione, coordina personale e risorse coinvolte nei progetti affidati anche su ambiti trasversali.
Area Infrastrutture e Sicurezza
L’Area Infrastrutture e Sicurezza ha tra le proprie attività per l’Ente e quindi anche in relazione al Servizio di Conservazione, le seguenti:
- individua soluzioni infrastrutturali a supporto dei servizi IT che ne garantiscano la disponibilità, la performance e la sicurezza nel contesto dell’assetto organizzativo dell’Ente, supportandone le sue evoluzioni in coerenza con gli obiettivi indicati negli strumenti di programmazione;
- presidia le attività di progettazione, realizzazione e sviluppo di tutte le infrastrutture informatiche e telematiche a supporto dei servizi IT erogati tramite i datacenter regionali, anche in cloud pubblico e privato;
- definisce gli standard tecnologici e architetturali dell’infrastruttura IT e delle architetture applicative garantendo l’operatività dei servizi IT, presidiando il monitoraggio dei livelli di servizio e gestendo il processo di presa in carico e rilascio in produzione di nuovi servizi applicativi;
- contribuisce alla definizione e redazione delle linee guida del sistema informativo regionale, dei disciplinari tecnici e dei modelli di convenzionamento per Istituti ed Agenzie dell’Amministrazione regionale promuovendo il modello di Cloud Service Providing;
- collabora con la struttura competente in materia di Patrimonio e Logistica al presidio e coordinamento delle attività di sviluppo e gestione della logistica e dell’impiantistica a servizio delle attrezzature informatiche e telematiche, all’interno dei datacenter regionali e presso le sedi regionali nel rispetto delle norme di protezione dei dati personali, dell’efficienza energetica ed in generale della resilienza delle componenti coinvolte;
- presidia e coordina i processi e le attività finalizzate a garantire l’integrazione infrastrutturale ed applicativa delle soluzioni software e hardware sia nei datacenter regionali che nelle soluzioni cloud (cloud ibrido), l’integrità dei dati ed il corretto dispiegamento delle soluzioni e processi di continuità operativa (business continuity e disaster recovery);
- presidia e coordina le attività di progettazione e sviluppo dell’infrastruttura di rete locale, geografica e di datacenter realizzando la ridondanza dei collegamenti delle sedi, dei datacenter regionali e promuovendo soluzioni per la connettività remota e soluzioni VPN e di virtualizzazione della rete;
- gestisce e sviluppa l’infrastruttura tecnica di rilevazione presenze dei dipendenti regionali e i sistemi di monitoraggio e controllo, anche tramite videosorveglianza attiva e passiva dei locali regionali in collaborazione con la struttura competente in materia di Patrimonio e Logistica;
- definisce le policy di gestione della sicurezza delle informazioni assicurando l’adeguamento delle infrastrutture e le necessarie integrazioni nel rispetto delle vigenti normative; progetta e coordina il sistema di valutazione dei rischi in materia di sicurezza e cybersecurity; presidia i processi di certificazione qualità nelle aree di competenza;
- formula proposte per la definizione dei livelli di servizio IT, individua soluzioni per problemi e incidenti che coinvolgono le infrastrutture tecnologiche, organizza servizi di assistenza specialistica all’utenza;
- partecipa all’analisi dei costi dei servizi IT e alla pianificazione del budget, contribuisce alla stesura dei capitolati di gara per l’acquisizione di beni e servizi IT di competenza, contribuisce alla stesura dei documenti di programmazione e ne monitora l’attuazione, formula proposte per progetti di innovazione, coordina personale e risorse coinvolte nei progetti affidati anche su ambiti trasversali. Inoltre, all’interno del citato Settore, struttura organizzativa della Regione Emilia-Romagna, si collocano le responsabilità relative al Servizio di Conservazione di seguito dettagliate.
In questa area sono presenti le figure di Responsabile Sicurezza Informatica e Responsabile Infrastruttura Tecnologica e Architetture Applicative che includono tutti gli elementi relativi ai servizi di conservazione, come la sicurezza e la gestione delle infrastrutture a sostegno dell’erogazione, all’interno delle loro responsabilità come dichiarato nella Declaratoria.
Responsabilità relative al Servizio di Conservazione
All’interno del citato Settore “Innovazione digitale, Dati, Tecnologie e Polo archivistico”, si collocano le responsabilità relative al Servizio di Conservazione di seguito dettagliate.
Responsabile del Servizio di Conservazione
Dirigente con responsabilità dei procedimenti / processi / progetti di ParER. È il dirigente responsabile dell’Area Polo archivistico e gestione documentale. Rientrano tra le sue mansioni e responsabilità, come da specifica indicazione dell’appendice all’allegato A del Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici pubblicato da AgID:
- definizione e attuazione delle politiche complessive del sistema di conservazione nonché del governo della gestione del sistema di conservazione;
- definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione in conformità alla normativa vigente;
- corretta erogazione del Servizio di Conservazione, che costituisce parte del rapporto di collaborazione con l’ente produttore;
- gestione degli accordi, definizione degli aspetti tecnico-operativi e validazione dei disciplinari tecnici che specificano gli aspetti di dettaglio e le modalità operative nell’ambito della collaborazione con gli Enti produttori.
In assenza del dirigente d’Area la figura di Responsabile del Servizio di Conservazione è svolta dal dirigente responsabile del Settore Innovazione digitale, dati, tecnologia e polo archivistico
Responsabile della funzione archivistica di conservazione
È il funzionario titolare della posizione di Elevata Qualificazione responsabile del presidio della funzione archivistica di conservazione ed opera a stretto contatto con il Responsabile del Servizio di Conservazione. Rientrano tra le sue mansioni e responsabilità, quanto indicato nell’appendice all’allegato A del Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici pubblicato da AgID:
- definizione e gestione del processo di conservazione, incluse le modalità di trasferimento da parte dell’ente produttore, di acquisizione, verifica di integrità e descrizione archivistica dei documenti e delle aggregazioni documentali trasferiti, di esibizione, di accesso e fruizione del patrimonio documentario e informativo conservato;
- definizione del set di metadati di conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici;
- monitoraggio del processo di conservazione e analisi archivistica per lo sviluppo di nuove funzionalità del sistema di conservazione;
- collaborazione con l’ente produttore ai fini del trasferimento in conservazione, della selezione e della gestione dei rapporti con il Ministero dei beni e delle attività culturali (ora Ministero della Cultura) per quanto di competenza.
Responsabile dei Servizi di Conservazione Digitale
È il funzionario titolare della posizione di Elevata Qualificazione responsabile della relazione con gli Enti che sottoscrivono accordi di collaborazione e della gestione operativa dei servizi di conservazione, che costituiscono parte della collaborazione stessa. Opera a stretto contatto con il Responsabile del Servizio di Conservazione. Rientrano tra le sue mansioni e responsabilità:
- coordinamento delle attività operative a supporto del processo di conservazione; • coordinamento delle attività delle risorse della funzione, in modo tale da garantire adeguati livelli di servizio agli Enti che conservano presso ParER;
- gestione il ciclo di pianificazione, esecuzione e controllo delle attività,
- definizione dei processi e delle procedure operative del servizio, in coerenza con le linee guida emesse dalla Funzione Archivistica di Conservazione;
- nel caso di nuovo sviluppi applicativi, definizione dei requisiti di massima del servizio e verifica dei documenti prodotti dall’Area Sviluppo Applicazioni;
Inoltre, come Referente per la Qualità:
- si occupa della gestione delle relazioni con gli Enti Produttori, Fornitori per ciò che attiene alle problematiche della Qualità;
- monitora e misura il livello di soddisfazione degli Enti Produttori;
- controlla i livelli di Qualità nell’ambito dei processi di conservazione;
- si occupa dell’analisi dei reclami degli Enti Produttori per la gestione di azioni correttive opportune da parte del responsabile competente.
Il Responsabile dei Servizi di conservazione digitale opera in raccordo con un gruppo di archivisti, i quali analizzano le problematiche specifiche delle diverse tipologie documentarie, con particolare riferimento alla modellizzazione dei pacchetti informativi, avviano in conservazione nuovi Enti, estendono l’uso del servizio a nuove strutture e a nuove tipologie documentarie e aggregazioni, formano gli utenti all’utilizzo del servizio, verificano l’andamento dei versamenti e supportano gli utenti nell’utilizzo quotidiano del servizio. Gli archivisti contribuiscono inoltre allo sviluppo delle nuove applicazioni, partecipando, quando necessario, all’analisi funzionale e ai test preliminari al passaggio in produzione. È operativo un servizio di help desk curato dai medesimi archivisti, che svolge attività di supporto e assistenza, utilizzando strumenti e procedure standardizzate.
Responsabile dei Sistemi di conservazione
È il funzionario titolare della posizione di Elevata Qualificazione responsabile che gestisce tutti gli aspetti di sviluppo, gestione e manutenzione del Sistema di Conservazione.