Gestione e conservazione delle fatture elettroniche: Frequently Asked Questions

Cosa si intende per Registro ?

Si intende il registro delle fatture istituito e in uso presso l’Ente per la registrazione delle fatture elettroniche passive e l’emissione di quelle attive (registro/sezionale/bollato IVA, registro unico delle fatture passive, ecc.).

Cosa si intende per formato di numerazione della fattura?

Si intende la composizione del numero attribuito alle fatture annotate nel registro. NON è definito appositamente per la conservazione. Il numero progressivo insieme al codice del registro e all’anno di registrazione costituisce la chiave identificativa della fattura. Il numero rappresenta inoltre un’informazione obbligatoriamente associata al documento in base al DMEF 17 giugno 2014.

Cosa succede se i dati di registrazione contabile della fattura passiva non sono disponibili per l’invio nel sistema di conservazione ?

Il versamento in conservazione in mancanza dei dati relativi al registro nonché al numero e data di registrazione delle fatture passive è ammessa a fronte di una valutazione con l’Ente e la Ditta fornitrice. I dati che devono essere sempre obbligatoriamente presenti sono quelli relativi “… al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi” (DM 17 giugno 2014)

Sto già versando le fatture come documento protocollato, è sufficiente ?

No, perché i metadati del documento protocollato non contengono quelli minimi previsti dalla normativa (vedi risposta precedente).

Le fatture rifiutate devono essere versate in conservazione ?

L’obbligo di conservazione riguarda le fatture emesse e/o registrate nel sistema contabile dell’Ente. Pertanto una fattura rifiutata non va inviata in conservazione solo se (e in quanto) non registrata.

Le notifiche emesse dal Sistema di Interscambio devono essere versate in conservazione ?

Le notifiche SdI certificano la trasmissione e il ricevimento della fattura tra gli attori coinvolti, nonché eventuali ulteriori informazioni in merito alla sua lavorazione pertanto la loro conservazione è consigliata.