Archivio di deposito: in via di preparazione un volume a cura del progetto Procedamus

Saranno presenti anche due contributi a cura di personale e collaboratori di ParER, Polo Archivistico dell’Emilia-Romagna, nel volume sulle esperienze e tematiche in materia di archivio di deposito in via di pubblicazione su iniziative del progetto Procedamus, nell’ambito della linea di attività “Titulus Caronte”.

I due lavori, dei quali si presentano a seguire titolo, autori e abstract, sono stati selezionati, assieme ad altri contributi, al termine di una call for paper lanciata nello scorso autunno.

Tra ordinarietà e straordinarietà: la gestione dell'archivio di deposito della Giunta della Regione Emilia-Romagna

Abstract: Non sempre la seconda fase di vita dell’archivio è oggetto di specifiche attenzioni da parte delle Pubbliche Amministrazioni, eppure lo stato di semi-attività della documentazione riveste un ruolo cruciale nel passaggio tra archivio corrente e archivio storico ed è caratterizzato da proprie complessità che, se non correttamente gestite, possono inficiare l’unicità dell’archivio e il suo valore giuridico e culturale. 

L’articolo condivide alcune riflessioni sull’archivio di deposito analogico della Regione Emilia- Romagna, illustrando le potenzialità e i limiti delle azioni messe in atto nell’ambito di una riorganizzazione funzionale e di un vasto piano di razionalizzazione degli spazi, soprattutto a partire dal periodo post pandemico.

Strumento fondamentale nel quale si esplicita il passaggio di responsabilità nel trasferimento di fascicoli e serie chiuse è il Manuale di Gestione documentale della Regione, che detta anche linee guida utili ad organizzare lo svuotamento di intere sedi: operazione complessa dal punto di vista sia logistico sia propriamente archivistico e che per una buona riuscita richiede un rapporto di stretta collaborazione con i diversi attori coinvolti.

Nell’affrontare importanti traslochi, l’attività preliminare di mappatura deve tener conto il più possibile del contesto in cui si opera e, pur partendo da standard e da pratiche consolidate, può aver bisogno – come nel caso di fondi grandi e complessi – dell’adozione di specifici campi descrittivi funzionali alla salvaguardia del vincolo archivistico. Principio cardine, quest’ultimo, che guida sia la delicata fase di movimentazione, svolta spesso con tempistiche stringenti, sia la ricollocazione in spazi che devono essere adeguatamente pianificati tenendo conto di possibili incrementi futuri.

L’articolo vuole infine evidenziare come l’adozione di buone pratiche di riordino ottimizzi i tempi di ricerca e di messa a disposizione della documentazione, anche di deposito, per la consultazione sia interna che esterna all’Ente produttore.

Autori: Elena Boni, Serena Corsellini, Giulia Feliciani, Giulia Folli, Alessia Porcari, Marta Scintu e Matteo Troilo

L'archivio di deposito tra analogico e digitale: strumenti, sistemi, responsabilità

Abstract: L'archivio di deposito, tradizionalmente poco considerato, riveste un ruolo fondamentale nel ciclo di gestione degli archivi. Questo breve saggio ne esplora il versante teorico e normativo, mettendone in luce il valore e la rilevanza in rapporto agli strumenti di corredo archivistici, con particolare attenzione per il piano integrato di gestione documentale e le attività di gestione e selezione delle aggregazioni documentali.

Il contributo si concentra sulle criticità e sulle sfide determinate dalla crescente dimensione ibrida dell’archivio di deposito, caratterizzata dalla coesistenza di documentazione analogica e digitale.

Si analizza inoltre l’evoluzione che i sistemi di conservazione devono sostenere per rispondere efficacemente alle nuove peculiarità di questa fase, valorizzando la standardizzazione dei metadati, l’identificazione, il trattamento e la descrizione delle serie documentali e la definizione di una struttura logica dell’archivio indispensabile alla conservazione permanente.

Infine, il saggio discute il nodo delle responsabilità per la gestione dell'archivio di deposito, affrontando alcuni interrogativi cruciali, per esempio sui tempi da rispettare, sui processi da presidiare e sulle competenze da sviluppare in questo ambito.

Attraverso una riflessione critica e una visione prospettica, si intende delineare un metodo di lavoro finalizzato a garantire una corretta gestione dell'archivio di deposito, sia nel contesto analogico sia in quello digitale, riaffermandone la centralità nel sistema archivistico contemporaneo.

Autori: Mariella Guercio,  Valentina Corona,  Gabriele Bezzi, Riccardo Righi

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