Digitalizzazione documentale: un approfondimento sui nodi critici
Su Agenda Digitale è stato pubblicato l’approfondimento “Documenti digitali, ancora tanti ostacoli da superare: lo scenario”, a firma di Michele Manente e Michele Nastri. “Il bilancio della digitalizzazione documentale - si legge nell’abstract - è positivo, ma nella pratica quotidiana si notano molti fronti critici per cittadini, imprese e uffici: ecco quali sono le priorità da affrontare”.
“La digitalizzazione dei documenti - scrivono gli autori in apertura - rappresenta una delle trasformazioni più significative nel panorama giuridico e amministrativo contemporaneo, grazie alla sua intrinseca capacità di apportare vantaggi sostanziali in termini di efficienza e accessibilità in praticamente ogni ambito dell’attività umana. Questo ne ha favorito la rapida diffusione, a scapito (forse) di un adeguato periodo di adattamento.
In diversi settori, la rapidità eccessiva del processo di trasformazione digitale, spesso non accompagnata da un adeguato supporto formativo, ha ostacolato la capacità degli operatori di comprendere che una simile transizione non si limita alla mera sostituzione dei documenti cartacei con formati digitali. Al contrario, essa richiede un ripensamento profondo e strategico delle modalità di gestione e conservazione dei documenti stessi.
È fondamentale considerare questo concetto non solo come il mantenimento della sequenza binaria del documento, ma anche come una garanzia della sua validità giuridica nel tempo. In altre parole, sebbene la digitalizzazione offra indubbi benefici, essa comporta anche una serie di criticità che devono essere affrontate con la massima attenzione. Da quasi 15 anni, il notariato italiano (cfr. D.Lgs. 110/2010) si pone come osservatore privilegiato di questa trasformazione, sia in qualità di creatore di documenti digitali, sia come utilizzatore o certificatore dei processi di digitalizzazione altrui.
Il bilancio di questi anni è sostanzialmente positivo; tuttavia, ciò che sorprende è la persistenza di numerose criticità sia tra i cittadini che tra gli operatori. Queste problematiche generano inefficienza e malcontento, non solo tra i professionisti del settore, ma soprattutto tra i cittadini stessi”.
L’articolo prosegue toccando i seguenti temi:
- Digitalizzazione documentale, lo scenario
- Criticità osservate nei processi di digitalizzazione nei documenti “nativi” digitali
- Confusione tra originale digitale e copia cartacea
- Durata dei documenti digitali nel tempo
- I link “a tempo” e l’indisponibilità dei documenti
- Documenti digitali incompleti
- Il tema “dimenticato” dell’obsolescenza del formato
- Criticità di processi di digitalizzazione degli archivi cartacei esistenti
- Il sistema delle copie ed il rapporto con l’originale analogico
- I documenti unici e gli originali analogici firmati
- La dematerializzazione massiva e la certificazione di processo
- Le prescrizioni per la certificazione di processo
- I benefici
- Gli archivi pubblici e la tutela dei beni culturali