Gestione documentale: nella nuove Linee guida occorre dare più importanza ai contesti applicativi

Su Agenda Digitale, Alessandro Alfier commenta la recente istituzione, da parte di AgID, Agenzia per l’italia Digitale, di un gruppo di lavoro che avrà il compito di aggiornare le Linee guida in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e il Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici. "L’occasione — scrive l’esperto in apertura — potrebbe servire anche a correggere una criticità: la scarsa considerazione dei contesti applicativi e dei business system, con effetti sull’archivio digitale”.

Alfier introduce l’argomento illustrando i motivi che hanno portato all’istituzione del gruppo di lavoro.

“Scorrendo il testo dell’atto che istituisce formalmente il gruppo, si desume come la sua creazione si sia resa necessaria per rispondere a un’esigenza specifica: armonizzare le regole tecniche nazionali alle modifiche apportate al Regolamento eIDAS nel corso del 2024. La mia personale speranza è che la costituzione del gruppo di lavoro sia, in ogni caso, l’occasione per intervenire anche su altri fronti, così da correggere alcune criticità — rilevanti e al contempo poco evidenti, ma proprio per questo insidiose — delle attuali Linee guida. So bene che negli anni esse hanno costituito un punto di riferimento per le nostre variegate comunità professionali e proprio per questo ognuno di noi non ha mancato l’occasione di criticarle, spesso da prospettive diametralmente opposte: talvolta perché troppo dettagliate e quasi minuziose, talaltra perché non sufficientemente esaustive. La criticità che però mi sembra più significativa di ogni altra e su cui, dunque, sarebbe urgente intervenire è rappresentata dal modo in cui le Linee guida guardano ai sistemi di gestione documentale: come fossero ‘sospesi nel vuoto’, quasi non fossero attorniati da complessi contesti applicativi pressoché in tutte le moderne organizzazioni. Un modo che definirei ‘ingenuo’, ma soprattutto problematico perché incapace di fotografare gli scenari reali con cui, di fatto, ci confrontiamo”.

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