Il contributo dello standard PREMIS 3.0 e del regolamento eIDAS 2 per le strategie di conservazione a lungo termine

Nei rispettivi ambiti di applicazione, lo standard PREMIS 3.0 e il regolamento eIDAS 2 rappresentano due strumenti di notevole importanza, anche in virtù della reciproca integrazione, per lo sviluppo di strategie di conservazione a lungo termine. È questo, in estrema sintesi, il senso delle riflessioni formulate da Daniela Lucia Calabrese con l’approfondimento “eIDAS2 e PREMIS 3.0: quali strategie per la long term preservation”, pubblicato su Filodiritto nell’ambito di una rubrica a cura di Procedamus.

Nell’articolo, l’esperta di conservazione digitale illustra nel dettaglio le finalità e caratteristiche distintive che fanno di PREMIS 3.0 “uno degli standard più completi e riconosciuti per la descrizione dei metadati legati alla conservazione dei documenti digitali”. Quindi, passando a commentare l’impianto del nuovo regolamento europeo in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari, sottolinea come la normativa, introducendo per la prima volta in ambito comunitario il concetto eArchiving, abbia gettato solide basi per rafforzare tanto le attività di conservazione a breve e medio termine, necessaria per assolvere ai requisiti legali. tanto quelle di conservazione a lungo termine, a loro volta focalizzate sulle necessità di documentazione storica, culturale e scientifica.

A questa ampia e utile introduzione, segue l'indicazione dei punti di contatto e integrazione virtuosa tra lo standard e il regolamento::

“Il Considerando 66 (del regolamento, ndr), illustra le ragioni per cui il legislatore ha incluso i servizi di ‘archiviazione elettronica’, (e-Archiving) tra i servizi fiduciari, servizi capaci di rispondere sia agli obblighi di conservazione legale (periodi minimi previsti dalle normative, pensiamo alle fatture, alle PEC), sia alla necessità di rendere i dati e i documenti leggibili e integri oltre la semplice scadenza normativa (fiscale, civilistica), pensando appunto all’orizzonte della long term preservation.

Requisiti che, grazie al sistema di metadati proposto da PREMIS 3.0, possono essere soddisfatti in toto. Lo standard infatti, documenta non solo le informazioni relative a copyright e permessi (cioè i ‘Rights’), ma anche tutti i passaggi e le azioni di conservazione compiuti sui file (gli ‘Events’) e le caratteristiche tecniche essenziali (gli ‘Objects’ e gli ‘Agent’). Questo significa che, a fronte delle esigenze di affidabilità poste da eIDAS2, l’uso di PREMIS 3.0 facilita un approccio conforme e sicuro alla conservazione dei documenti informatici”.

Nei paragrafi successivi, l’esperta approfondisce i diversi obiettivi, e conseguenti obblighi, alla base delle attività di conservazione legale e a lungo termine, e spiega perché lo standard PREMIS 3.0 viene incontro in maniera particolarmente efficace alle esigenze che occorre soddisfare per assolvere alla seconda tipologia di obblighi. Infine, un ultimo interessante passaggio è dedicato alle motivazioni di carattere culturale e istituzionale che hanno finora frenato l’adozione dello standard nei Paesi europei, rispetto a quanto avvenuto in quelli anglosassoni.

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