L’importanza delle Comunità Designate per l’efficacia a lungo termine delle attività di conservazione digitale

Su Filodiritto, nell’ambito della rubrica sulle tematiche della gestione documentale e della conservazione curata dal progetto Procedamus, Daniela Lucia Calabrese ha firmato un nuovo approfondimento dedicato al tema "La Comunità Designata: il baricentro dimenticato della conservazione digitale".

"Parlare di Comunità Designata (Designated Community) — scrive l’esperta in apertura — significa affrontare uno dei concetti più solidi e strutturali della conservazione digitale affidabile. Eppure, nel panorama italiano dei conservatori, qualificati e non, questo concetto rimane purtroppo (il più delle volte) estraneo.

Chi sono le Comunità Designate di questi soggetti? Nella pratica, i conservatori conservano per conto di clienti pubblici e privati documenti come PEC, fatture elettroniche, documenti fiscali e contabili, libri unici del lavoro (LUL), contratti, progetti. Ma a chi si rivolgono queste informazioni nel lungo periodo? Quali basi di conoscenza vengono prese in considerazione?

Se guardiamo con occhio critico, emerge che la gran parte dei conservatori non definisce alcuna Comunità Designata, né ragiona su chi debba comprendere quei documenti tra venti, cinquanta o cento anni. Si limitano a garantire durata tecnica e integrità giuridica, senza interrogarsi sulla comprensibilità futura.

Questo genera un divario: da un lato la normativa internazionale (OAIS, ISO 16363), che fa della Comunità Designata un perno concettuale e operativo; dall’altro la prassi nazionale, che troppo spesso riduce la conservazione a mera custodia fiscale.

Che cos’è la Comunità Designata

Secondo lo standard OAIS ISO 14721:2025, la Comunità Designata è “un gruppo identificato di potenziali consumatori che dovrebbero essere in grado di comprendere un particolare insieme di informazioni”.

Il punto centrale è che la conservazione digitale non si esaurisce nel mantenere intatti dei bit, ma deve garantire che le informazioni siano ancora comprensibili e utilizzabili da chi ne avrà bisogno in futuro. La definizione della DC spetta al repository stesso e può evolvere nel tempo: si può avere una comunità generalizzata (es. cittadini con istruzione di base e accesso a un browser web) o più comunità distinte con esigenze specialistiche…".

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