Oggetto del protocollo: l’importanza della scrittura
Su Filodiritto, nell’ambito di una rubrica curata dal progetto Procedamus, Gianni Penzo Doria ha firmato l’articolo “Scrivere bene l’oggetto del protocollo è un atto di altruismo”. Di seguito l’introduzione:
“Tra i campi obbligatori della registratura, il più importante è senza dubbio l’oggetto del documento, essendo senza rilievo il fatto che sia in arrivo, in partenza o interno.
Le ricerche documentali, al pari di quelle inerenti alle aggregazioni documentali, infatti, iniziano quasi sempre dal campo oggetto. Esaminiamolo nel dettaglio, come operazione intellettuale del protocollista o del responsabile del procedimento amministrativo.
L’oggetto è la sintesi dei contenuti di carattere
- giuridico;
- amministrativo;
- narrativo.
L’oggetto, dunque, è il principale campo di ricerca strutturata (information retrieval) e, quindi, deve essere registrato con coerenza e attenzione. La sua formulazione avviene alla stregua di un regesto diplomatistico. In esso, infatti, sono evidenziati gli elementi giuridicamente rilevanti del documento.
A questo punto, si tratta di trovare il giusto equilibrio tra esigenze opposte: da una parte la sintesi, dall’altra l’analisi. Qui viene in gioco la necessità di fornire le informazioni necessarie e rilevanti da un punto di vista giuridico e gestionale”.