Un approfondimento sui termini giuridici per l’archivio di deposito

Nell’ambito della rubrica sulle tematiche della gestione documentale curata dal progetto Procedamus su Filodiritto, Gianni Penzo Doria ha pubblicato l’approfondimento "I termini giuridici per l’archivio di deposito: 30 anni, 40 anni o altro ancora?". 

L’uscita ha costituito anche occasione per annunciare l’istituzione di un gruppo di lavoro dedicato alla normalizzazione dei termini giuridici per l’archivio di deposito, a partire dall’inizio del 2026. Il gruppo di lavoro sarà attivato  nell’ambito del più ampio programma annuale di attività di approfondimento e condivisione di esperienze promosse dal progetto, e a avrà l’obiettivo di redigere un documento da sottoporre alla Direzione Generale Archivi del Ministero della cultura, “per  superare da un lato la distinzione tra archivi vigilati e archivi sorvegliati nei termini per l’archivio di deposito e, dall’altro, per allineare alla obsolescenza tecnologica i termini dell’archivio di deposito digitale”.

Di seguito l’introduzione dell’articolo:

1. Cosa prescrive la normativa

Un passaggio cruciale sulla natura giuridica e gestionale dell’archivio di deposito riguarda il termine post quem dall’esaurimento degli affari. Attualmente, l’ordinamento italiano non è coerente e prescrive 40 anni per gli archivi degli enti pubblici (comuni, province, regioni, aziende sanitarie, etc.) cd. “archivi sorvegliati”, mentre 30 anni per gli archivi degli enti statali (ministeri, agenzie, forze dell’ordine, etc.) cd. “archivi vigilati”.

Infatti, per gli archivi sorvegliati, l’art. 41, comma 1, del D.Lgs. 42/2004, dispone che «Gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre trent’anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione. Le liste di leva e di estrazione sono versate dopo settant’anni dopo l’anno di nascita della classe cui si riferiscono. Gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l’esercizio professionale anteriormente all’ultimo centennio»[1].

A parte l’irrazionale (e, probabilmente, involontaria) distinzione tra archivi statali e archivi non statali, che esamineremo nel prossimo paragrafo, il termine oggi è decisamente da ripensare. Mentre in ambiente tradizionale potrebbe avere quasi ancora un senso (peraltro non così tassativo), in ambiente digitale deve essere necessariamente ridotto drasticamente, pena la possibile perdita di documenti, anche perché la tecnologia – in piena aderenza alla legge di Moore – aumenta l’obsolescenza di formati e di supporti a una velocità impressionante.

2. L’irrazionalità dei termini nell’ordinamento italiano

Il concetto di ciclo di vita del documento, incardinato nelle tre età degli archivi (corrente, di deposito e storico), rappresenta un percorso ideale che vede la transizione (anzi, la traditio) delle aggregazioni documentali dalla fase corrente a quella di deposito mediante un trasferimento, fino all’approdo nell’archivio storico mediante un versamento non prima della eliminazione legale mediante scarto autorizzato dagli organi di vigilanza e di sorveglianza competenti per territorio[2].

L’archivio di deposito, spesso e a torto relegato a mero limbo burocratico (da qui il nome del progetto Titulus Caronte - https://www.procedamus.it/8-eventi/455-tituluscaronte2024.html), rappresenta in realtà una fase cruciale di passaggio e di valutazione tra le due età estreme dell’archivio corrente e dell’archivio storico. È qui che si effettuano le operazioni di selezione che determinano cosa sarà conservato a perenne memoria e cosa, invece, sarà eliminato in via definitiva.

Nell’ordinamento italiano, i termini di permanenza dei documenti in questa fase sono, come abbiamo visto, puntualmente fissati dalla normativa: 30 anni dall’esaurimento degli affari per gli archivi degli enti statali e 40 anni per tutti gli altri archivi. Questa distinzione, apparentemente chiara nel diritto positivo, nasconde in realtà una profonda irrazionalità e una lacuna concettuale che merita un’attenta analisi.

Anche perché l’archivio dei diversi soggetti produttori non muta nella propria essenza, ma cambia l’interesse verso di esso da parte del soggetto produttore e del pubblico di studiosi di riferimento o di cittadini potenzialmente interessato alla consultazione o all’esercizio di un diritto (di consultazione e, in certi casi, anche per finalità amministrative)”.

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