Comunità Tematica Documenti
Dal 2017, ParER, Polo Archivistico dell’Emilia-Romagna, partecipa al Sistema delle Comunità Tematiche della Regione Emilia-Romagna (COMTem), creato nell'ambito delle attività dI ADER, Agenda Digitale dell’Emilia Romagna e finalizzato allo sviluppo di comunità di pratica dedicate alla produzione di saperi, esperienze ed altri strumenti di conoscenza e azione condivisi su specifici aspetti dell’innovazione digitale e amministrativa.
L’ESPERIENZA DEI PRIMI ANNI: IL COORDINAMENTO DELLA COMUNITÀ DOCUMENTI DIGITALI
Nei primi anni, ParER è stato tra i coordinatori della Comunità Tematica "Documenti Digitali", istituita con l’obiettivo di elaborare criteri metodologici uniformi per la razionalizzazione dei flussi documentali e degli archivi.
Nel corso dell’esperienza, la Comunità tematica ha organizzato diverse iniziative di approfondimento e condivisione — tra cui si segnalano un ciclo di seminari sul Manuale di gestione — e ha realizzato numerosi materiali e guide, tra cui:
Linee Guida "Riorganizzazione dei servizi archivistici a seguito di fusione di Comuni" — rilasciate nel dicembre 2017, forniscono strumenti e conoscenze settoriali specifiche in materia di gestione documentale ai Comuni coinvolti in processi di fusione.
Linee Guida "Digitalizzazione degli Archivi Cartacei delle Pratiche Edilizie" — rilasciate nel dicembre 2018, assieme a degli allegati, forniscono strumenti e conoscenze settoriali specifiche ai Comuni impegnati in progetti di recupero digitale degli archivi cartacei conservati nei propri Uffici tecnici.
Modello del Manuale di Conservazione — rilasciato a metà 2022, lo strumento risponde al bisogno di avere un modello per la predisposizione del Manuale di Conservazione — strumento obbligatorio per gli enti come ribadito nelle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” di AgID — ed è stato realizzato sulla base del modello del Manuale di conservazione di (ParER). Il Modello descrive le caratteristiche, i contenuti e le modalità di approvazione e pubblicazione del Manuale di Conservazione, oltre che i rapporti tra il Manuale dell’ente e quello del conservatore esterno. Per farne richiesta è possibile scrivere all’indirizzo staff.comtem@lepida.it.
Grazie al contributo di alcuni membri del team, la COMTem "Documenti Digitali" ha anche realizzato dei corsi di formazione sulle tematiche della gestione documentale, rivolti al personale di alcuni enti aderenti.
I materiali e documenti relativi alle linee di attività appena citate, e tutti gli altri output realizzati dalla COMTem nel corso degli anni, sono consultabili sul sito di ADER.
L’ESPERIENZA ATTUALE: LA PARTECIPAZIONE ALLA COMUNITÀ TEMATICA DOCUMENTI
Da inizio 2024, ParER partecipa alla COMTem “Documenti”, creata come strumento di prosecuzione dell'esperienza avviata con la COMTem "Documenti Digitali".
La nuova COMTem ha come l’obiettivo di proporre strumenti metodologici e best practice necessari alla corretta gestione dei flussi documentali e degli archivi, e di condividerli e valorizzarli al fine di:
supportare gli enti territoriali nella gestione e conservazione digitale di tutte le tipologie di documenti, nell’autovalutazione/monitoraggio e nella formazione interna;
incentivare la valorizzazione degli archivi e la condivisione attiva di problemi e soluzioni.
LE LINEE GUIDA PER LA REDAZIONE DI UN PIANO INTEGRATO DI GESTIONE DOCUMENTALE
Il principale output della neonata COMTem “Documenti” consiste nelle Linee guida per la redazione di un Piano integrato di gestione documentale (PIGeD).
In un’ottica olistica dell’archivio, il PIGeD nasce per mettere a sistema i diversi piani richiesti obbligatoriamente dalle Linee Guida AgID (sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici). L'obiettivo non è solo adempiere alla norma, ma fondere e armonizzare tali strumenti per evidenziarne i punti di contatto e le reciproche dipendenze, garantendo una visione unitaria del ciclo di vita documentale.
Nello specifico, il PIGeD integra in un unico framework:
Piano di classificazione (titolario);
Piano di fascicolazione (organizzazione delle aggregazioni);
Piano di conservazione (massimario di scarto);
Piano della sicurezza del sistema di gestione documentale.
Nel dettaglio, il documento fornisce le indicazioni di principio e operative, descrivendo le fasi progettuali necessarie e approfondendo temi quali gli applicativi di formazione dell’archivio, i sistemi di gestione federati e le modalità di pubblicazione dei documenti.
A completamento delle Linee guida, è disponibile un elenco di buone pratiche che illustra modelli di organizzazione adottati da eccellenze nel panorama italiano.
Dall’autunno 2024, la COMTem “Documenti” ha avviato un ciclo di incontri per la presentazione delle Linee guida nei territori. Dopo un appuntamento iniziale a Bologna, gli incontri successivi hanno coinvolto i territori di Ferrara, Piacenza e Ravenna.